在“互聯(lián)網(wǎng)+”大環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作的采用技術(shù)與工作方式都發(fā)生了改變，如何將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效地應(yīng)用于檔案管理工作，推動新型檔案管理工作方式的建立，成為當(dāng)前亟待解決的問題。現(xiàn)以“互聯(lián)網(wǎng)+”PDCA模式為切入點，探討“互聯(lián)網(wǎng)+”PDCA模式在醫(yī)院檔案管理工作中的具體應(yīng)用方法，旨在運用PDCA循環(huán)的“互聯(lián)網(wǎng)+”管理模式，建立一套全新的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理信息化的普及與應(yīng)用。

在各個科室協(xié)同工作的過程中，醫(yī)院逐步形成了一套完整的檔案管理體系。，醫(yī)院檔案主要包括黨群管理檔案、行政管理檔案、醫(yī)學(xué)科研檔案、醫(yī)療管理檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案、財會工作檔案、統(tǒng)計工作檔案等。鑒于目前檔案資料的管理系統(tǒng)比較復(fù)雜，檔案數(shù)量也比較多，因此要對檔案的管理方式進(jìn)行改革，這是一種有效推進(jìn)文件工作科學(xué)化的嘗試，也是一種有效提高文件利用效率的方法。新時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)療工作中的應(yīng)用越來越廣泛，可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和PDCA循環(huán)有機結(jié)合起來，以推動醫(yī)療工作的順利開展，方便醫(yī)療資源的整合和利用。

PDCA循環(huán)理論概述

PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán)，這一工作方法由美國質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特首先提出，并由戴明采納、宣傳，最終獲得普及，這一工作方法是質(zhì)量管理的科學(xué)方法。PDCA循環(huán)主要包含四個階段：計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和處理（Action）。PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作主要有兩個優(yōu)點。一是PDCA循環(huán)本身具備較強的系統(tǒng)性，能幫助工作人員從整體上把握醫(yī)院檔案管理工作；二是將PDCA循環(huán)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，有利于提升檔案管理工作的質(zhì)量，滿足人們?nèi)找嫣岣叩男畔⒎?wù)需求。首先，PDCA循環(huán)包含了質(zhì)量管理工作中最基礎(chǔ)的四個環(huán)節(jié)：計劃、執(zhí)行、檢查和處理，每個環(huán)節(jié)都要有一定的邏輯關(guān)系和嚴(yán)格的步驟。其次，PDCA循環(huán)是一個閉環(huán)系統(tǒng)，循環(huán)過程中存在著兩種基本關(guān)系，即先后順序關(guān)系和相互促進(jìn)關(guān)系。在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用PDCA循環(huán)來分析和解決問題，這是一個先有目標(biāo)后有計劃、先有行動后有檢查、先有檢查后有處置的過程。最后，在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用PDCA循環(huán)方法能為醫(yī)院檔案管理工作提供科學(xué)的依據(jù)和指導(dǎo)方法。

       PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

計劃階段

計劃階段是PDCA循環(huán)的起始階段，在該階段，檔案管理者首先要明確需要開展哪些工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院檔案管理工作可以依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，對檔案管理工作進(jìn)行全方位的管理。首先，醫(yī)院可以根據(jù)自身情況建立檔案信息資源庫；其次，通過在檔案信息資源庫中建立知識庫，可以提高知識的查詢和利用效率，從而使醫(yī)院對現(xiàn)有知識進(jìn)行系統(tǒng)化處理，實現(xiàn)知識的共享和應(yīng)用。在計劃階段建立知識數(shù)據(jù)庫主要有兩個目的：一方面是為了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的自動化和規(guī)范化，提高檔案管理工作的效率；另一方面是為了提升醫(yī)院檔案管理工作人員的知識水平。知識庫可以對專家學(xué)者的科研成果及相關(guān)新聞資訊進(jìn)行智能化整理和分析，從而提高知識篩選效率。例如，可以通過關(guān)鍵詞對已有科研成果實現(xiàn)快速檢索，進(jìn)而實現(xiàn)知識共享。

執(zhí)行階段

執(zhí)行階段是PDCA循環(huán)的第二個環(huán)節(jié)。這一階段主要包含計劃與實施兩個方面，醫(yī)院檔案管理工作要從多個方面出發(fā)，通過運用PDCA循環(huán)的科學(xué)方法來實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。在執(zhí)行階段，主要對計劃階段制定的工作內(nèi)容進(jìn)行落實，即根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的實際情況，有針對性地對計劃進(jìn)行修改和調(diào)整。由于PDCA循環(huán)具有不斷解決問題的特點，所以在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用PDCA循環(huán)方法能夠從整體上把握計劃的具體內(nèi)容和落實方法。總體而言，PDCA循環(huán)方法具有以下優(yōu)點。一是PDCA循環(huán)方法能夠指導(dǎo)醫(yī)院檔案管理工作實施，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率；二是PDCA循環(huán)方法有利于對醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和總結(jié)；三是PDCA循環(huán)方法有利于解決醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。另外，在執(zhí)行階段，要根據(jù)電子文件和電子檔案的實際情況開展工作。當(dāng)前，電子文件和電子檔案管理方面還存在一定問題，主要表現(xiàn)為缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理機制以及電子文件歸檔與電子檔案利用之間存在矛盾等。在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對醫(yī)院數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、傳輸、處理、存儲以及展示等過程中也需要利用PDCA循環(huán)方法來保證其科學(xué)性和合理性。

檢查階段

醫(yī)院檔案管理的檢查階段是指對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行自查、反饋以及改進(jìn)等。檢查階段的工作可以有效解決醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，提高檔案管理工作的質(zhì)量，為下一個階段的PDCA循環(huán)打下良好的基礎(chǔ)。首先，將互聯(lián)網(wǎng)管理模式應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的檢查階段，有助于將傳統(tǒng)的現(xiàn)場監(jiān)督方式轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€監(jiān)督方式。現(xiàn)場監(jiān)督方式是指工作人員到現(xiàn)場對相關(guān)文件的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行核實和檢查。在線監(jiān)督方式是指將文件資料提交到相關(guān)系統(tǒng)中，由系統(tǒng)自動對其進(jìn)行審核。在線監(jiān)督的方式可以保證文件資料的真實性、完整性。其次，應(yīng)用聯(lián)網(wǎng)管理模式進(jìn)行檢查，可以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的全面、高效、可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的現(xiàn)場監(jiān)督檢查過程較為耗時，這對醫(yī)院檔案管理工作造成了一定的影響，通過互聯(lián)網(wǎng)管理模式進(jìn)行檢查能夠有效避免這些現(xiàn)象。互聯(lián)網(wǎng)管理模式下，醫(yī)院檔案管理工作能夠利用技術(shù)手段實現(xiàn)全過程管理和質(zhì)量控制，通過相關(guān)記錄可以實時跟蹤和監(jiān)督檔案管理工作，實現(xiàn)了對醫(yī)院檔案信息資源的保護(hù)和開發(fā)。互聯(lián)網(wǎng)管理模式下的檢查環(huán)節(jié)不僅能夠有效地提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，也有利于提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。在傳統(tǒng)的監(jiān)督檢查中一旦發(fā)現(xiàn)問題就需要人工去糾正問題、解決問題，這種方法容易出現(xiàn)錯誤。但是運用互聯(lián)網(wǎng)管理模式來進(jìn)行檢查則不會出現(xiàn)這種問題，這種模式下一旦發(fā)現(xiàn)問題就能夠及時反饋給相關(guān)負(fù)責(zé)人并加以解決，具有較強的主動性。

處理階段

對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行有效處理，將會使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化，從而達(dá)到一個新的高度。因此，在信息時代，要想提升檔案管理工作的效果，就必須在醫(yī)院檔案管理工作的處理階段不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，重點關(guān)注檔案管理工作中存在的一些問題和失誤，同時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，找到問題的根源，實現(xiàn)檔案資源共享，提升檔案管理的科學(xué)性。只有對處理過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行科學(xué)的分析，并對計劃階段的工作進(jìn)行相應(yīng)的改革和完善，才能最終形成一個完整的、可持續(xù)的發(fā)展機制。醫(yī)院應(yīng)主動聽取檔案管理工作人員的建議，促進(jìn)檔案管理工作形成良性的發(fā)展機制。例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，基于PDCA循環(huán)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以實現(xiàn)檔案的高效標(biāo)識，完善檔案的啟動和鑒定功能。在檔案資源快要到期的時候，系統(tǒng)能夠自動地識別和啟動，并向檔案管理員自動發(fā)送提示信息，檔案管理人員可以對檔案資源進(jìn)行評估，并依據(jù)評估結(jié)果重新設(shè)定檔案的屬性。沒有利用價值的檔案將會被系統(tǒng)自動銷毀，并且在檔案銷毀數(shù)據(jù)庫中也能夠查找到已被銷毀的檔案。這樣就可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用到檔案管理中，從而極大地促進(jìn)檔案管理的全面革新，并逐漸提升檔案管理的整體水平。

       互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)合PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的效果

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，將PDCA循環(huán)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，可充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的作用和PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院檔案制度的改革。

有利于提高檔案管理的信息化水平

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理要適應(yīng)時代發(fā)展的需要，及時更新的檔案管理模式。現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)分為兩個階段，第一階段是信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，第二階段是信息技術(shù)和檔案管理工作的有機結(jié)合。當(dāng)前，我國多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作還停留在第一階段，而且仍有很多醫(yī)院尚未實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。因此，要想實現(xiàn)信息化管理，就必須對現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行整合，實現(xiàn)資源共享。醫(yī)院要成立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的電腦和打印機等硬件設(shè)施，同時還要注重人員素質(zhì)的提高。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，可以通過網(wǎng)絡(luò)和移動設(shè)備來實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

有利于提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量，因此，必須加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。首先，醫(yī)院管理者應(yīng)從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性；其次，應(yīng)加強對檔案管理人員計算機、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握檔案管理軟件的使用方法，熟練運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等對檔案信息進(jìn)行收集、整理和開發(fā)利用；最后，應(yīng)通過開展交流活動來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)知識水平與業(yè)務(wù)技能，并通過考核來提高員工的工作積極性，激發(fā)其對工作的熱情，促使醫(yī)院檔案管理工作順利開展。

能夠使檔案管理工作變得更加方便快捷

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，可以極大地提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在具體實踐中，將互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)合PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對各個流程的規(guī)范化管理，使得檔案管理工作更加方便快捷。首先是在醫(yī)院各科室中推廣使用PDCA循環(huán)理論，按照計劃、執(zhí)行、檢查、處理四個步驟進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作，從而提高各個科室檔案管理的規(guī)范化程度和工作效率。其次是在互聯(lián)網(wǎng)平臺上建立一套檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)體系，從流程上明確各個環(huán)節(jié)的職責(zé)分工，以PDCA循環(huán)理論為指導(dǎo)，進(jìn)一步完善各流程、規(guī)范各環(huán)節(jié)，從而確保實現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。最后是對PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的效果進(jìn)行評估和分析，根據(jù)評估結(jié)果對PDCA循環(huán)理論加以優(yōu)化調(diào)整，使其能夠更好地應(yīng)用于實際工作中。

此外，隨著社會的發(fā)展，人們對檔案管理工作的要求越來越高，檔案管理工作人員要與時俱進(jìn)，在工作中不斷提高自己的能力。在檔案管理過程中會出現(xiàn)很多問題，比如有些文件資料的歸檔不符合要求；檔案數(shù)量龐大，查找效率低下；文件資料數(shù)量多且分散等，PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)能夠讓這些問題迎刃而解。利用PDCA循環(huán)對檔案進(jìn)行分類處理，能夠更好地分類管理檔案，既可以提高檔案管理人員的工作效率，也可以使檔案的查找和使用更加便捷。在文件資料歸檔完成后，可以利用PDCA循環(huán)對這些資料進(jìn)行審核和整理。通過PDCA循環(huán)，檔案管理人員能夠及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案中的信息錯誤和不完整之處。而利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠使檔案管理人員與公眾之間的溝通變得更加便捷。在這個過程中，檔案管理人員可以及時接收反饋并解決問題，從而滿足用戶的需求。

綜上所述，PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)模式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用是一種新型的管理模式，其不僅能提升醫(yī)院檔案管理的水平，也能實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理信息化、一體化和數(shù)字化發(fā)展，提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深入以及國家對醫(yī)院綜合實力要求的提高，醫(yī)院在日常醫(yī)療服務(wù)過程中產(chǎn)生的醫(yī)療檔案數(shù)量會逐年增加，可見運用PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)模式在醫(yī)院檔案管理工作中具有重要意義。

       注釋

[1]程斌,王欣.互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)合PDCA循環(huán)管理模式在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用價值[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2022,19(04):63-66.

[2]李智慧.PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院印章檔案管理中的實證應(yīng)用研究[J].黑龍江檔案,2021(01):159-160.

[3]黃宇.“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺內(nèi)外,2022(20):25-27.

[4]趙希彥,房鑫,張雨桐.PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江科學(xué),2020,11(07):132-133.

[5]鄧沛敏.PDCA循環(huán)管理理論在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(07):124.