摘要：政務信息化項目檔案是政務信息項目建設的產物，記錄了政務信息化項目建設的全過程，是其驗收、運營管理與擴建改建的重要依據，具有較強的憑證作用和參考價值。隨著網絡信息技術被廣泛運用在政務信息化建設中，政府各部門的業務逐漸實現了線上辦理、線上審批及線上監管，極大地提高了政府的辦公效率和服務質量。目前，我國政務信息化建設還在持續發展，做好政務信息化項目檔案管理工作對政務信息項目建設具有重要意義。現分析我國政務信息化項目檔案管理的現狀與存在的問題，并提出具體措施，期望對今后的政務信息化項目檔案管理工作有一定的借鑒。

政務信息化是指為了迎接信息時代的到來，利用信息技術、通信技術、網絡技術、辦公自動化技術，對傳統政府管理和公共服務進行改革，主要包括三個組成部分：一是政府部門內部的信息化和網絡化辦公，二是政府部門之間通過計算機網絡而進行的信息共享和實時通信，三是政府部門通過網絡與企業和大眾之間進行的雙向信息互動。我國政務信息化建設是從20世紀80年代中期開始的，是沿著“機關內部辦公自動化——管理部門的電子化工程——全面的政府網上辦業務工程（電子政務）”這一條線開展的。經過多年發展，目前我國政務信息化建設已經進入高速發展階段，國家及地方政府對政務信息化項目建設的管理也越來越規范；同時在政務信息化建設項目中，檔案管理工作也越來越受重視。

政務信息化項目檔案管理背景

政務信息化項目是多種信息技術與階段性建設成果相結合的綜合性工作，通常包括軟件開發、機房建設、硬件設施、網絡安全等信息工程建設，具有建設周期長、參與單位多、文件種類繁雜等特點。在政務信息化項目建設的每個階段都會產生相應的文件，每個文件相互關聯，形成整套項目檔案。政務信息化項目檔案詳細記錄了整個項目從籌備、立項到招標、設計、實施、試運行等全過程，是政務信息化項目驗收的重要憑證，也是未來進行項目擴建和改建的依據。

政務信息化項目檔案管理工作對推動我國政務信息化建設的發展有重要作用，因此檔案管理工作在政務信息化項目建設中越來越受重視，國家及地方政府相繼發布相關文件和規范對政務信息化項目檔案管理工作提出新的要求。2020年，湖南省人民政府辦公廳發布了《湖南省省直單位政務信息系統項目建設管理辦法》（湘政辦發〔2020〕34號文件），文件中提到要將政務信息化項目檔案驗收工作納入項目竣工驗收工作中。隨著這一文件的發出，檔案管理工作在政務信息化建設項目中受到了空前的重視。2020年，湖南省檔案局發布了《政務信息化項目檔案管理規范》（DB43/T1889-2020），制定了政務信息化項目檔案管理工作規范標準。這一文件對政務信息化項目檔案管理工作起到了指導作用。

政務信息化項目檔案管理現狀及存在的問題

檔案管理起步較晚，檔案質量難以把控

由于之前沒有具體的相關文件及規范對政務信息化項目提出明確的檔案驗收要求，檔案管理工作缺乏統一標準，因此大多數項目檔案都是由各建設單位存檔保存，檔案質量也沒有參考標準。在《政務信息化項目檔案管理規范》（DB43/T1889-2020）發布后，之前的部分檔案成果在完整性、準確性、系統性等方面或多或少與新發布的規范不相符。例如，在立項階段，進行可行性研究報告評審是必不可少的一個環節，而這個環節中產生的相關文件中應包含評審申請文件、專家評審意見、可行性研究報告及立項批復等，這些文件詳細地記錄了項目建設的全過程，只有保將這些重要文件收集齊全，才能確保項目檔案的完整性。但是在規范標準文件發布之前，許多參建單位只重視收集批復類的結果文件，其他文件沒有得到重視，也就沒有被收集保存；或者在評審完成時只收集立項批復文件，沒有收集專家評審意見，也沒有保存修改相應的文件，等最后發現文件收集不完整時已經很難再補齊，從而造成檔案不完整。

參建單位對檔案管理工作重視程度不高，沒有安排專人進行資料收集工作

    政務信息化建設項目包含軟件開發、硬件環境部署、機房建設等內容，通常由多個專業團隊共同參與建設，導致每個團隊甚至每個工作人員只負責一部分建設內容。參與人員多且分工不明確，容易造成資料管理混亂。而在實際建設過程中，多數參建單位只注重項目建設工作，對檔案管理工作不夠重視，沒有安排專人進行資料收集工作。由于參與項目建設的人員較多，且分工不明確，在收集資料的工作的過程中，大家相互推諉，這不利于檔案管理工作的可持續發展。

項目周期長，沒有及時歸檔，資料易丟失

政務信息化項目從立項到實施，再到最終建成通常需要很長時間，隨著項目建設工作的開展，項目建設與檔案管理可能會出現不同步的情況，檔案管理存在滯后性。如果在項目建設過程中沒有及時將資料收集歸檔，就容易出現資料丟失或遺漏，檔案管理不規范、不到位等情況，給檔案資料的后期的利用與整理造成了極大影響。同時，參建單位較多且各單位檔案管理要求和規范不一致，導致在檔案收集與整理過程中會出現檔案重復或檔案無法匹配等問題，從而給檔案管理帶來不利的影響。在項目建設過程中有時會出現人員變動等情況，若人員調動時沒有做好工作交接，將會使資料收集工作更加困難，難以保證項目檔案的完整性。

技術發展與應用不健全

現階段，政務信息化項目檔案管理工作還未實現高水平的數字化及信息化，檔案管理系統還未得到廣泛運用。政務信息化工作大多是把紙質檔案掃描后再進行上傳，且多存于內部網管理，導致承建單位應用不方便，在很大程度上降低了檔案的利用效率。技術發展與信息化建設促進了系統軟件的轉型升級，但電子文檔的運轉及在審批過程中可能也會出現資料缺失、資料錯誤等情況，新項目建設中還存在安全隱患等問題，導致檔案管理系統的完備性與安全性容易出現問題。在技術發展及應用的結合性上，項目檔案管理的相關設備仍相對落后，技術發展和實際應用之間不匹配。在政務信息化建設過程中，檔案管理系統建設仍然以傳統的基礎建設為主導，即只對檔案收集、梳理、評定和存檔等階段進行研發設計，而缺乏對實際環節重點系統軟件的開發。因此，建設單位在使用檔案管理系統時容易出現信息化建設多頭管理、成本高昂與整體利用效果不佳等問題。

檔案管理人員缺乏經驗，專業技能不足

    在政務信息化項目建設過程中，由于沒有設立專門的檔案管理部門，也沒有安排專業人員進行檔案管理工作，其相關工作大多是由政務信息化項目建設中的工程師兼任。多數兼職檔案管理的人員既不是科班出身，也沒有接受過專業培訓，同時也沒有豐富的檔案管理經驗，難以保證檔案管理工作的效率和質量。

做好政務信息化項目檔案管理工作的有效策略

根據工作需要，完善檔案驗收制度

政務信息化項目檔案驗收是完成項目竣工驗收必不可少的一部分。目前，政務信息化項目檔案驗收標準主要參照《政務信息化項目檔案管理規范》（DB43/T1889-2020）及《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）。但還沒有相關文件對政務信息化項目檔案驗收的辦法及流程作出具體規定，所以驗收流程暫時是參照《重大建設項目檔案驗收辦法》來執行的。《重大建設項目檔案驗收辦法》主要是針對建筑、市政等建設工程制定的，但在實際驗收過程中，政務信息化項目檔案和工程建設項目檔案還是有區別的。比如文件的類型不同，政務信息化項目主要以設計文檔及編程代碼和硬件部署方面為主；而建筑及市政建設項目的檔案則以建設圖紙為主。此外，檔案的保存單位也不一樣，建筑及市政建設項目的檔案最要是移交給城建檔案館進行保存；而政務信息化項目的檔案暫時還沒有明確由哪個部門保存。目前，政務信息化項目在通過檔案驗收后，均會移交至建設單位自行保存。對于電子檔案驗收，暫時也并未有具體驗收標準。因此，建議相關部門根據項目建設實際需要制定更加完善的規范標準，并對政務信息化項目檔案的移交保管工作及電子檔案歸檔工作作出明確規定。

優化檔案管理模式，設立專門的檔案管理機構

部門領導應提高檔案管理意識，從項目建立初始就將檔案管理工作考慮進去。例如，政務信息化項目在開始時就應聯系好建設單位、總包單位、設計方、施工方、監理方所組成的項目檔案管理機構，明確檔案資料對接人，且為了保障文檔歸檔工作的穩定性，中途不要隨便換人。項目在建設過程中的重要節點或重大事項應要求檔案管理人員參與，如重大會議、招標投標、合同簽訂、設備儀器拆箱工程驗收等，并要求檔案管理人員從檔案管理的專業角度提出意見或建議。針對同一項目中的不同問題，應在合同中明確監理及總包單位的工作職責及審查責任來保障文檔的質量。針對文件信息難以及時存檔的問題，應明確各單位各部門的職責，按時按質提交文件，避免因一方的文件歸檔不符合要求從而影響整體工程驗收的情況發生。當前，檔案信息化已經成為檔案驗收的必然趨勢，部門領導應優先把檔案信息化列入企業信息化規劃的整體框架中。

及時收集資料歸檔，做好檔案的移交登記工作和借閱工作

由于政務信息化項目建設的周期長，在項目建設過程中產生的文件種類數量龐大，檔案管理部門需要制定檔案管理工作制度，明確要求文件歸檔的時間，規定檔案移交步驟，做好文件轉交登記，保證文件目錄與文檔相匹配，避免在檔案移交時出現分歧。

加強檔案管理人員培訓，提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的專業知識技能及綜合素質直接影響檔案管理工作的效率及質量。在進行政務信息化項目檔案管理工作時，無論是對檔案管理的整理規劃或是對歸檔文件的質量檢查，還是對檔案管理工作的監督指導或是對檔案的整理利用等，檔案管理人員都需要有較高的綜合素質。因此，檔案管理人員除了需要具有專業的檔案知識技能和一定的項目管理經驗及相關的專業素養以外，還需要有良好的溝通協調能力。檔案管理人員應當認真學習，勤于思考，積極參加專業培訓，多聽講座，交流分享，總結經驗，不斷提升自己的工作能力。在檔案管理工作中，檔案管理人員要嚴格按照行業規范標準，在檔案驗收時認真仔細審查，及時發現問題并糾正。在項目實施過程中要及時了解項目進度，對項目情況進行全面了解，做好檔案管理工作。在明確監理和總承包單位審查責任的同時，檔案管理人員要對監理單位與承建單位的歸檔工作進行指導，積極宣傳相關政策及法律法規，提升檔案意識，推動檔案管理工作良性發展。

搭建數字化綜合管理平臺，建立健全檔案管理服務體系

在項目建設過程中，搭建數字化綜合管理平臺，建立健全檔案管理服務體系，充分發揮網絡的作用，利用網絡宣傳檔案管理工作，開設檔案信息服務窗口。利用網絡搭建檔案服務系統，突破檔案管理工作的場所限制，讓檔案管理工作更加便捷。還要根據實際需求配備性能良好的服務器等硬件，保障檔案管理系統的流暢運行，提高檔案管理系統的應用水平，為檔案資料的上傳、轉換、數據共享等創造良好條件。

加強電子檔案管理，推動檔案信息化

電子檔案是當前檔案管理工作中必不可少的一部分。紙質檔案在一定程度上存在不足，如不方便借閱，字跡和紙張容易損壞，保存環境要求高，借閱手續復雜等。如果將紙質檔案電子化，厚重的紙質檔案資料就可以轉變為體積小、方便攜帶的磁介質檔案資料。檔案信息化的本質是檔案資料的存在形式發生變化，是將紙質檔案轉化成電子檔案、數字檔案的一個過程。檔案信息化的文件來源十分廣泛，可分為以下幾方面。第一，各部門辦公系統、信息管理系統產生的具有保存意義的文字、圖形、圖像、數據等原始電子文檔，檔案信息化需要把這些電子文檔與紙質文件原件一一對應，采用信息化管理設備進行傳輸，將原始的電子文檔直接上傳到檔案管理系統中。同時，在傳輸過程中，應該辨別文件是否具有保存價值，并保證信息的安全性；第二，紙質檔案內容信息化，即檔案管理工作人員在收集到紙質檔案后，采用掃描技術、數據壓縮技術將紙質檔案進行數字化處理，使文件排序合理，信息轉化精準，做到數字化檔案與原始紙質檔案一一對應，避免在查找利用檔案時出現找到紙質檔案卻找不到電子檔案，或是找到電子檔案卻找不到紙質檔案的情況。

綜上所述，政務信息化項目建設對國家建設和經濟社會發展具有重要意義。作為原始記錄的政務信息化項目檔案在政務信息化項目建設工作中具有不容忽視的作用。隨著政務信息化項目檔案驗收要求以及相關要求規范標準的落地，檔案管理工作越來越受重視，打破了從前“只重視項目，不重視檔案”的現象。檔案管理工作不僅需要相關人員具備專業的知識和過硬的綜合素質，還要有政府部門的支持，以創新檔案管理辦法，并利用現代技術提高檔案管理工作的質量與效率，從而促進政務信息化檔案管理的可持續發展。

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