隨著數字技術的快速發展及普及推廣，如何在高校大學生檔案管理工作中創新應用數字化技術，已成為未來高校大學生檔案管理工作的重點發展方向。在高校大學生檔案管理工作中靈活運用大數據技術，能夠有效推動檔案管理各項工作的信息化、現代化進程，切實提升高校大學生檔案管理工作的質量與效率，為當代高校大學生檔案的有效管理提供科學決策。現在分析高校大學生檔案管理新變化的基礎上，探討大學生檔案管理所面臨的困難與挑戰，并提出深化大數據時代高校大學生檔案管理創新發展的思考和建議。

2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確了我國未來五年的檔案事業發展規劃。加強高校檔案服務能力建設是傳承高校歷史文化，促進高校檔案事業可持續發展的重要途徑。

隨著互聯網和大數據技術的應用和推廣，檔案電子化的速度正在加快，但傳統紙質檔案所占比重依然較高，無結構的檔案與有一定結構的檔案加快融合。目前，我國高校大學生檔案管理工作正處在轉型期，高校大學生檔案管理面臨新的機遇與挑戰。不斷加強檔案資源利用、安全、治理體系建設，實現檔案管理數字化和信息化，有利于創新高校大學生檔案管理模式，優化管理方式，提升檔案管理服務質量。

高校大學生檔案管理的新變化

（一）檔案信息化建設戰略促進高校大學生檔案現代化管理的改革創新

近年來，國家相繼出臺了“互聯網+”“中國制造2025”等關于大數據發展的國家重大發展戰略，在相關政策中更是強化了電子檔案管理要求，提出在合理利用信息資源的基礎上，加上智能化算法，形成智能輔助工具，大力倡導檔案利用便捷化、檔案管理安全化及檔案管理信息化。新修訂的《中華人民共和國檔案法》《全國檔案信息化建設實施綱要》等也有對“檔案信息化建設”的明確規定。大學生檔案資源作為高校涉及廣泛、存量龐大、流動性強的檔案資源之一，適應數字資源智慧融合與利用的需要，提升高校大學生檔案管理過程中的資源整理與信息分析能力，將有效實現高校大學生檔案管理工作的數字化、現代化目標，切實保護大學生的個人檔案信息，推動高校大學生檔案工作的高質量與高效率發展。

（二）智慧校園快速推進高校大學生檔案管理數字化建設步伐

新時代，我國高校紛紛開展信息化、數字化校園建設，推動網絡信息技術和檔案工作結合，高校大學生檔案信息也越來越接近大數據的性質。針對利用需求和現有數字化檔案開發成果不匹配的問題，各高校以智慧校園服務平臺為依托，引入現代數字化檔案管理信息系統，促使大學生檔案開發向數據層級方向轉變。通過大數據環境下信息資源的“云存儲”和“云計算”建設，對大學生檔案數據信息進行統計、比較、整合、重組、分析，構建大學生檔案管理信息系統，促使高校各項管理工作與大學生各類管理系統相連接，實現大學生檔案資源管理系統大融通，推動檔案現代化建設進入新階段。

（三）以信息化為支撐的檔案管理智能化不斷提升高校大學生檔案多元化服務水平

隨著高校大學生檔案資源開發利用工作的持續推進，服務國家人才戰略、服務高校創新發展、服務大學生職業發展將成為高校大學生檔案管理工作的重心。將信息化和大數據技術引進高校大學生檔案管理工作中，通過對用戶設定的檔案資源進行智能化收集、分類、整理和分析，不斷創新檔案管理工作的理念、方法、技術及模式，深入挖掘和分析檔案信息的價值，借助大學生數字檔案管理系統服務平臺向人才提供和推送有關信息，使其從傳統的紙質檔案管理模式順利地向自動化管理模式轉變，從而滿足人才的個性化檔案服務需求，充分實現大學生檔案數字資源信息利用和社會共享服務的目標。

高校大學生檔案管理面臨的新挑戰

（一）信息化管理意識不足

傳統高校大學生檔案管理工作處于教學輔助地位，局限于對大學生檔案資料的收集、整理、使用和保存，檔案管理工作的核心價值沒有得到體現，重要性沒有得到真正認識。隨著大學生數量的不斷增加，以及檔案材料越來越豐富，高校大學生檔案管理成為高校檔案工作的重要組成部分。基于5G時代背景，互聯網、云計算、大數據、人工智能、區塊鏈技術和檔案工作的深度融合，信息化和智能化對高校大學生檔案管理提出了更高的標準和要求，傳統的管理理念和模式已經難以滿足大學生檔案資源迅速收集和處理的要求，嚴重影響了大數據時代背景下高校大學生檔案管理工作開展。

（二）檔案信息更新不及時

新時期高校大學生的檔案管理是一個伴隨著時間及政策變化而不斷演化的動態過程。在檔案管理工作的開展中，準確、有效地更新高校大學生檔案信息，從而展現出新時代高校大學生檔案管理的效率。在此基礎上，高校大學生檔案管理的一線工作者必須具有良好的工作時效意識。然而，現實問題是，在實際的檔案工作中，由于相關部門工作人員檔案管理意識的缺失及其對檔案管理工作的重視度較低，因此檔案管理工作無法有效開展，進而影響檔案資料的歸檔及時性，導致檔案資料無法及時有效地完善。整體而言，目前高校大學生檔案管理存在檔案數量大、內容復雜等問題，倘若高校依然采取傳統的檔案管理方式，則會加大新時代高校大學生檔案管理工作的難度，無法滿足新時代對高校大學生檔案管理工作的要求。同時，檔案數量大、內容復雜、檔案收集與匯總工作反復、無效重復性工作多等問題，不利于大數據時代高校大學生檔案管理的創新變革。

（三）檔案管理內容質量不高

高校大學生檔案管理內容方面存在兩個問題：首先，當代高校大學生的檔案具有數據量大、條目復雜、保管周期長等特征，單一的職能部門無法對其進行有效管理。同時，由于各行政單位職權的不同、管理模式的差異性，各部門在檔案交接過程中缺乏有效的交流與合作，進而導致不同部門之間在檔案數據管理過程中形成了行政壁壘。因此，只有促進高校多部門聯動，實現部門與部門之間有效的數據傳遞，才能滿足高校大學生檔案管理的需求。其次，目前還無法有效應用大數據技術對大學生個人檔案數據進行量化分析和再加工，從現有的數據中難以發現管理業務的問題和漏洞，造成檔案數據利用效率低下等問題。

（四）檔案的安全性存在風險

目前，各大高校已經嘗試將大數據等技術應用在檔案數據管理過程中。數字化的檔案管理方式有利于提高檔案管理工作人員操作的便利性，但同時也不得不考慮由于數據信息的共享及快捷性特征所產生的檔案信息安全問題。其具體表現在高校檔案管理人員對檔案的數字化管理沒有進行深入的業務學習，對相關技術及功能的理解僅僅停留在信息傳遞和文本編輯的層面，缺乏檔案管理的安全意識，造成數字檔案管理的安全風險。例如，某高校檔案管理人員不熟悉檔案操作系統，導致大量學生數字檔案丟失。同時，數字檔案的安全性對數字技術的應用標準較高，如果發生病毒或外界惡意侵入的危機事件，會對系統內的個人檔案信息造成極大的威脅。

（五）高校檔案管理隊伍有待加強

目前，高校檔案館的部分工作人員沒有進行過專業數字化技術應用及使用等相關技能的培訓。其對數字技術的應用仍然停滯在初步認識階段，缺乏對數字檔案管理的理解，進而無法有效地通過數字技術為高校大學生檔案管理工作提供有效的幫助。此外，較多高校都存在輕視檔案管理隊伍建設的現象。學校在引進科研教學型人才等方面會花費較大的精力與資源，對檔案管理人員的要求卻僅僅是基本的業務能力。檔案管理人員數字信息學習的滯后性，阻礙了高校大學生檔案管理的數字化建設，使其滯后于高校的整體發展。

 深化大數據時代高校大學生檔案管理創新發展的思考和建議

（一）創新管理理念，強化服務意識

堅持以知識為本的管理思想，將創新和保障融入檔案生產過程和管理過程。樹立“萬物皆數”的思維，在高校大學生檔案管理工作中注重發揮互聯網技術和大數據的作用，逐步形成大數據時代檔案信息管理現代化意識，不斷推動傳統紙質檔案管理向新型數字化、電子化檔案管理方向轉變。樹立系統意識，善于開拓創新，對高校大學生檔案數字化管理形成完整有效的科學設計，促進檔案管理數字化工作的順利開展。

（二）創新技術應用，實現信息化管理

建立有效的宏觀協調溝通機制，建立高校大學生檔案管理中心，增進其與高校黨政辦公室、學生工作處、人事處、財務處、圖書館、信息中心等部門的聯系與合作，綜合統籌規劃檔案管理工作，全面整合各種高校大學生檔案管理資源、檔案數字資源以及檔案基礎資源等，促進其對高校大學生檔案數據的有效管理。充分利用基于大數據技術的高校大學生檔案數據信息平臺的優勢，形成大學生檔案智慧分析庫，主動且高效地向大學生個人及管理者推送個性化、精準化的信息服務。簡化整理，強化檢索，優化服務，創新檔案利用服務方法和手段，有效發揮高校大學生檔案的服務功能和實效性，把紙質檔案變成鮮活的信息。

（三）創新管理模式，開展個性化管理

首先，采用責任制管理模式，針對高校大學生檔案數量大、種類多等特點，明確各種檔案文件的首要負責人，界定其工作內容和責任權限。同時，在檔案管理方面引入績效管理模式，對檔案管理人員進行全面考核，以績效考核和人事考核為結果導向，采取年初、年中、年終等多時期節點考核的方式進行考核，依據考核結果對績效較差的工作人員進行批評教育或懲罰，對績效考核優良的工作人員進行獎勵。

（四）完善安全管理，加強信息保護

安全的管理系統是所有檔案管理系統中最重要的組成部分，包括檔案信息的收集、匯總以及保密工作標準等，能使數字檔案在實際應用中的安全性更高。由于高校大學生檔案信息中涉及教育經歷、獲獎經歷等大量個人信息，如何對個人信息進行有效且安全的保密處理，是數字化檔案管理所面臨的首要問題。通過安排專項工作人員對設備進行定期維護及安全檢查，實現對數字技術硬件的有效管理。同時，對數字技術的軟件進行有效的加密處理，針對重要信息實施監控管理，進而實現數字技術在軟、硬件中的安全性及有效性應用。

（五）重視隊伍建設，提升專業素質

針對檔案管理人員專業素質較差、業務培訓較少的問題，可以從以下幾方面改進。

首先，可以通過引進檔案管理系統維護、數字技術應用、數據庫創建和使用等方面的專業人才，培養具有較強專業技術能力、扎實的檔案管理基礎、較強數字技術操作能力的人才。

其次，通過建立健全相關數字檔案管理的培訓機制，加強數字化、信息化技術等新時代檔案管理技術的培訓，提升相關檔案管理工作人員的專業技能。

最后，通過制定科學的獎懲制度和考核機制，建立一支能滿足數字時代高校大學生檔案管理發展需求的高質量、復合型檔案人才隊伍。

近年來，隨著高校規模的不斷擴大及人數的不斷擴招，高校大學生檔案管理逐漸面臨檔案數量大、種類多、內容復雜等問題，傳統的檔案管理方式已經難以滿足新形勢下高校大學生檔案管理的需求。在大數據時代下，創新高校大學生檔案管理理念與模式，以檔案信息化建設為依托，強化服務意識，開展個性化管理。同時，從傳統的館藏中心模式向服務中心模式轉變，重視檔案管理隊伍建設，緊密結合學校實際需求提供數據支撐服務，提升檔案工作在高校各項工作中的重要性和安全性，充分發揮檔案的數據價值，從而為更好地開展高校各項工作服務。

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