黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央高度重視網絡安全和信息化工作，對建設網絡強國、數字中國和智慧社會建設作出了一系列戰略部署。現如今，我國信息化發展進入新時期，檔案信息化工作在穩步有序地推進，不過也面臨著諸多問題和挑戰，在此背景下，打造信息化檔案、智慧化檔案既是順應時代發展的內在需求，又是推動檔案管理產業轉型升級的重要策略，更是應對發展挑戰、解決發展問題的有效手段。鑒于此，將對新時期檔案信息化建設展開探討，在明確現有問題的基礎上，就如何推進檔案信息化建設提出具體策略和方法。

檔案信息化建設不僅是提高檔案工作效率與質量的內在需求，也是使其適應信息時代發展趨勢的重要前提。而檔案信息化建設是一個動態的發展過程，并不是一朝一夕就能實現的。在此過程中，各部門和相關機構要增強數字化發展意識，與時俱進，緊跟時代發展步伐，以先進技術為依托，推進檔案信息化建設，以此實現對檔案的智能化、便捷化管理，促進檔案管理水平不斷提升。

檔案信息化建設的含義及實踐意義

（一）檔案信息化建設的含義

檔案信息化建設是指通過高速掃描技術、數據庫技術等各種先進成熟的技術，對紙質文檔等傳統介質文件及已整理完成的電子檔案進行統一處理，由此構建起規模龐大、結構清晰、分類明確的檔案信息庫。

（二）檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設不僅是促進檔案管理行業轉型升級的內在需求，也是全面提升檔案管理效率與質量的有效舉措。概括來講，檔案信息化建設的意義主要表現為以下幾個方面。

第一，提升檔案管理水平。以往的檔案管理工作流程煩瑣、形式落后，高度依賴人力資源。而推進檔案信息化建設可以在各類先進技術的支持與協助下實現對各類檔案資料的統一掃描、自動梳理以及實時共享，促使各類檔案資源的利用水平不斷提升，由此全面提升檔案管理效率與質量。

第二，滿足民眾多元化、個性化的需求。無論是在社會發展中，還是在人們的工作與學習中，檔案都扮演著極其重要的角色。新時代下，推進檔案信息化建設能夠進一步擴大檔案服務范圍，促進檔案服務內容更加多元化以及服務形式更加豐富，從而更好地滿足民眾多元化、個性化的需求。

第三，實現檔案自動化管理。檔案信息化建設以信息技術、大數據技術等為依托，可以精準合理地分類檔案信息，并將其制作為便于保管和查閱的電子檔案，再統一整理至檔案官方網絡平臺，以便于用戶檢索。同時，推進檔案信息化建設還能夠避免因用戶頻繁翻閱紙質檔案造成資料損壞，從而充分保障檔案信息的安全。

新時期檔案信息化建設策略

（一）單位領導革新理念，加強對檔案信息化建設的重視與支持

檔案信息化建設是一項對資金、人力以及技術等要求都非常高的項目工程，僅依靠檔案部門是無法完成的，其需要單位領導的高度重視和大力支持，并進行科學合理的部署，引導各部門深入交流，協同開展工作。

首先，單位領導需要從思想層面上認識到推進檔案信息化建設的必要性和急迫性，在此基礎上，從資金、技術、人才等多方面入手給予其大力支持，著力制訂一套完善合理的檔案信息化建設計劃，為后續相關工作的開展提供重要依據。

其次，單位領導需要結合自身實際情況，明確檔案信息化建設過程中需要引入的設備、技術等，做好財務預算工作，避免出現檔案信息化建設成本嚴重超出預算的情況[1]。同時，還要完善管理制度，制定明確合理的懲處標準。

（二）健全優化管理及監督制度

對于圖書館和博物館等單位而言，完善合理的管理及監督制度是檔案信息化建設工作穩步推進的重要前提。所以，各相關單位需要制定一套完善合理的監管制度，以制度的形式對各相關部門在檔案信息化建設中需要承擔的責任、完成的工作等進行劃分，以保證每一項工作都有規可循、有據可依。

第一，健全檔案信息化建設管理制度。單位要結合時代發展，立足于自身實際情況，以國家發布的新檔案管理準則為導向，制定并實施新檔案管理制度。首先，以權責發生制為依據，革新和優化新檔案管理制度，為單位各項財務工作穩步有序地開展夯實基礎。其次，在實施新檔案管理制度過程中，以新制度為原則，以檔案信息化建設為目標，以崗位分工為基礎，科學合理地調整檔案管理模式，全面優化新檔案管理制度，根據實際情況賦予檔案工作人員適當的管理權限，同時以制度的形式對檔案工作人員在各個環節中需要承擔的權責進行合理劃分，確保系統在運行過程中不會出現部門交叉、人員重疊等問題，保證檔案管理工作在信息技術的支持下快速高效地完成，不斷提升單位的檔案信息化建設水平。

第二，完善檔案信息化建設監督制度。在推進檔案信息化建設的過程中，單位應設立專門的監督部門，制定專項監督制度，安排專門的工作人員進行監督，著重對檔案信息化建設過程中的計劃實施情況、資金利用情況、建設進度、檔案數字化平臺引入進度等進行監督，及時發現各種問題，便于單位盡快采取合理措施予以有效解決，彌補檔案信息化建設過程中存在的不足。

（三）優化改善檔案管理網絡系統，強化電子文件管理

新時代下，單位應通過先進強大的大數據技術、信息技術等著力構建完善可靠的檔案信息化管理平臺，及時更新性能可靠、功能完善的檔案管理軟件，以不斷提升檔案信息化管理水平[2]。

第一，創建檔案文件目錄信息檢索系統。創建并應用檔案文件目錄信息檢索系統是計算機技術與檔案管理深度融合的根本突破口，也是推進檔案信息化建設的重要方法。目前，包括檔案館等在內的諸多事業單位檔案數量非常多，如何高效便捷地檢索檔案資料是當前亟須解決的重要問題?？梢砸杂嬎銠C技術為依托創建檔案文件目錄信息檢索系統，對每一本文獻、每一類電子文檔的目錄進行整理和采集，由此提高檢索效率。

第二，實現“文檔一體化”管理。近年來，國家檔案局立足于新時代發展形勢，提出了“文檔一體化”管理思路，國內諸多檔案部門開始利用計算機技術對各類文件及檔案進行一體化、融合式的管理，促進了各類檔案資料得到有效管理，為充分彰顯其自身價值夯實了重要基礎。

第三，構建檔案管理應用系統。創建一套集檔案行政管理和業務管理、檔案信息開發利用等各項工作流程及工作內容于一體的檔案管理應用系統，實現對電子文件的自動化歸檔管理。創建檔案管理應用系統不僅有利于提高檔案管理效率，還能夠提高檔案管理智能水平，促進檔案數字化管理目標順利實現。

（四）靈活應用網絡平臺技術，推進檔案管理工作“精深”發展

新時代下，檔案工作人員若想促進檔案管理工作高效有序地開展，提高檔案管理效率和質量，應加強對網絡平臺和網絡技術的靈活應用，不斷豐富檔案管理工作內容，創新檔案管理工作形式，促進檔案管理工作在信息化時代下實現“精深”發展。

第一，創建大型檔案網絡數據庫。在信息化時代，創建大型檔案網絡數據庫是實現檔案信息化管理的必要路徑。在數據庫技術、系統模塊構建技術的支持下，構建一個內容齊全、檢索便捷高效的大型檔案網絡數據庫，對不同身份的人員設置相應的權限，既便于讀者快速精準地查詢需要的電子文獻資料，又能夠實現檔案工作人員對各類文獻資料的在線化、集中化管理。這有利于提高檔案管理效率，降低檔案管理的出錯率[3]。此外，大型檔案網絡數據庫能夠清晰直觀地反映出各類文獻資料的檢索率、借閱率等，有利于幫助檔案管理人員做出明智合理的決策。

第二，通過網絡平臺加強宣傳。檔案部門應以先進的新興技術為依托創建門戶網站，比如開設政府網站、注冊官方微博賬戶、開通微信公眾號及短視頻賬號等，通過各種平臺加強對檔案法律法規和相關檔案業務知識的廣泛宣傳，讓更多人認識和了解檔案管理工作的內容。

第三，利用網絡動員社會力量參與檔案管理工作。檔案管理是一項工作量龐大、工作流程固定的大型項目，單純地依靠工作人員采集、梳理、歸類及管理文獻資料信息是不現實的。所以，要學會通過網絡動員對檔案管理感興趣的人員參與一些非重要文獻資源的管理工作，比如檔案編目、圖片識別與標注等。這不僅能夠有效解決檔案部門人才短缺的問題，也能夠進一步擴大檔案部門的社會影響力，提高檔案工作人員在人們心中的形象。

（五）加強檔案內外網絡技術維護，保障檔案資源信息安全

在信息時代，各類新興計算機技術日新月異，廣泛滲透于各個領域和各個行業。其一方面提高了行業效率，推動了行業的高速發展；另一方面也帶來了一定的安全隱患問題，對檔案管理行業亦是如此。如何加強檔案內外網絡技術維護，避免檔案資源信息泄露或者被篡改已經成為檔案管理中必須被高度重視的問題。在檔案管理中，應加強檔案內外網絡技術維護，全方位地保障檔案資源信息安全。

第一，保障檔案內網的系統安全。在檔案管理工作開展過程中，檔案管理機構的內網系統一直是被攻擊的核心。對此，檔案管理機構一定要增強安全意識，通過構筑防火墻、引入密鑰管理法等多種策略形成一套安全牢固的“隔離網”，及時更新“安全盾”，有效保障檔案內網系統安全。

第二，保障上網檔案的信息安全。檔案部門的工作人員在將檔案目標、政府發布的公告以及檔案資料等正式上傳至網絡平臺之前，一定要加強審核，反復把關，以免含有國家秘密的重要信息被上傳至網絡平臺。嚴禁出現任何形式的泄密事件，從源頭上保障檔案信息安全[4]。

第三，保證網絡平臺的監管到位。檔案機構要在結合發展現狀的基礎上，以先進的信息技術為支撐，創建一個專門的網絡監管平臺系統，由該平臺系統自動、實時、持續地監測文獻資料的檢索、分類、管理等一系列信息，一旦發現可疑行為，立即啟動報警機制，避免文獻資料被竊取或者違規利用，保證文獻資料管理安全。

（六）加強培訓與考核，提高檔案人員的業務水準及綜合素養

對于積極推進檔案信息化建設的事業單位而言，打造一支業務能力出眾、綜合素質良好的高層次檔案管理隊伍，不僅有助于各項檔案管理工作有條不紊地開展，還能為單位內部各項工作高效開展夯實重要基礎。本文認為，各相關單位在積極推進檔案信息化建設的過程中，可從以下幾個方面入手。

第一，單位要積極做好人才引入工作，通過豐厚的薪資、良好的福利等吸引更多高層次人才加入。在遴選人才的過程中，單位要在充分考慮崗位性質和內容等因素的基礎上，制定合理科學的人才引入標準，加強對應聘人才的把關，保證人才質量。

第二，定期開展培訓活動。單位要注重對內部人員的培訓，通過開設講座、邀請專家演講或者集中學習等方式讓員工“充電”，使其深入了解關于檔案的最新政策，引導檔案管理人員革新工作理念，系統深入地學習新技術、新方法，熟練操作新平臺、新系統。同時，單位還要隨著時代的發展合理調整工作模式，讓管理人員在經過培訓后掌握更多新知識和技能，在提升業務水準的基礎上，進一步提高個人專業素養，從而不斷提升檔案管理工作效率與質量[5]。

第三，實施績效考核機制，激發員工的工作熱情?？冃Э己俗鳛榧顧C制的一部分，在調動員工工作熱情方面發揮著重要作用。單位在實施績效考核制度時，首先要結合各部門和各崗位的工作情況制定完善科學且具有良好可行性的績效考核體系。其次，要注重選取定性與定量相結合的指標，以此對檔案工作人員的工作表現及任務完成情況進行客觀公正的評價。此外，要充分利用考核結果，將其與員工的薪資及晉升等緊密聯系在一起，由此端正員工的工作態度，激發他們的工作熱情，使其更專心更積極地投入檔案管理工作中，以促進檔案信息化管理目標順利實現[6]。

綜上，單位在運營及發展中應高度重視檔案管理，分別從制度、資金、人力等方面入手推進檔案信息化建設，通過革新理念，給予檔案信息化建設高度重視與大力支持；健全并優化管理及監督制度；優化改善檔案管理網絡系統，強化電子文件管理；靈活應用網絡平臺技術，推進檔案管理工作“精深”發展；加強檔案內外網絡技術維護，保障檔案資源信息安全；加強培訓與考核，提高檔案人員業務水平等一系列措施構建起一套完善科學、嚴謹合理的檔案信息化建設體系，為穩步有序地推進檔案信息化建設提供良好保障。

參考文獻

[1]周海澎,陳業佳,馬成.基于大數據的高職院校檔案信息化建設路徑選擇[J].河北軟件職業技術學院學報,2022,24(03):74-76.

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[3]李玉強.新時期事業單位檔案管理信息化建設創新探究[J].蘭臺內外,2022(26):7-9.

[4]夏文青.信息化背景下干部人事檔案建設的探索[J].辦公自動化,2022,27(17):50-52+9.

[5]趙君怡.高校教學檔案的信息化建設研究[J].教育科學發展,2021,3(10):20-22.

[6]于淑萍.檔案信息化建設的必然性與可行性芻議[J].蘭臺內外,2022(24):77-78.