在現代企業中，檔案管理工作在為企業制定合適的規章制度，為企業的發展提供各種有用的資源信息等方面起著重要的作用。現介紹檔案和檔案管理的定義，檔案管理工作的主要內容和要求，闡述檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作中出現的問題進行分析，并提出解決問題的建議和方法，為做好檔案管理工作打好基礎。

檔案管理工作的本質是對鑒定后有用的文件、聲像和實物資料進行收集和管理。要做好檔案管理工作，推動企業持續健康地發展，企業管理人員就要了解檔案管理工作在企業發展中的重要作用，重視檔案管理工作，為檔案資料的保存提供良好的環境并進行嚴格的安全檢測，維護檔案資料的完整，對檔案管理工作人員定期進行培訓，提高檔案管理工作人員的綜合素質，重視實物檔案的保存和利用，以便更加快速、直觀地通過檔案了解企業的發展狀況。

企業檔案和企業檔案管理的定義

企業檔案指企業的員工在日常工作中形成的對企業具有保存價值的各種原始記錄，包括紙質資料、聲像資料和實物資料。

企業檔案管理指檔案管理工作人員對企業內部的所有檔案資料和信息進行直接管理，并為企業的發展提供有效的利用服務，包括將檔案資料存放在檔案柜中保存和在網絡系統中進行錄入、保存兩種管理方式。

企業檔案管理工作的主要內容和要求

企業檔案管理工作的主要內容為收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用。收集工作是按規定接收企業各部門需要保存的原始文件，要求所收到的原始文件完整、真實、清楚，并且其紙張、字跡、格式等嚴格按照企業的規定完成。整理工作的主要內容是對紙質文件進行整理，要求對文件進行分類、組合、排列、編號，然后進行基本編目。實物文件要求根據其來源、時間、類型等進行分類，要做到分類合適、目錄清楚、擺放整齊。保管工作的主要內容是在檔案庫房對檔案排架或檔案柜上的檔案進行保管，并辦理相應的調入和借出手續，定期檢查檔案資料是否完整，要求裝文件的檔案紙盒、檔案排架或檔案柜符合要求，檔案庫房的環境符合存檔要求，調入和借出手續完整。鑒定工作的主要內容為檢測檔案的有用程度，并根據其有用程度設定檔案的保管期限，對過了保管期限的文件進行銷毀，并對其進行登記記錄，要求有相應的鑒定手續及要求，有相應的銷毀手續及登記記錄本。統計工作的主要內容是了解檔案管理工作的現狀并制作相應的統計報表，對數據進行分析，掌握檔案管理工作的現狀，要求統計報表的內容具有及時性和準確性。提供利用工作的主要內容為檔案資料的查閱、復印和借出，要求有符合要求的查閱、復印、借出手續。

企業檔案管理工作的重要性

（一）企業的發展離不開檔案管理工作

檔案記錄了企業內部重要的資源和資金信息，對企業實現良好發展起著關鍵作用，同時，檔案也可以實現企業的內控。現代檔案管理工作除了對傳統的紙質資料、聲像資料和實物資料進行管理之外，還新增了網絡檔案管理系統，將紙質資料、聲像資料和實物資料在網絡系統中進行錄入、備份和保存。網絡檔案管理系統的應用可以幫助企業管理人員和決策者更加快速、準確地找到所需要的資料，從而提高檔案管理工作的效率。

（二）有助于企業快速、全面地了解自身現狀

企業檔案管理工作是對企業內部的所有檔案進行合理的收集、整理和管理，方便企業的管理人員和決策者隨時翻閱、查看所需要的檔案資料，了解企業自身現狀，制定企業經營計劃。企業的管理人員和決策者還可以通過檔案了解到企業的資源利用和資金管理現狀，對企業內部的資源進行更合理的分配，對企業內部的資金進行更合理的利用，達到降本增效的目的，提升企業的經濟效益，推動企業的可持續發展。

（三）保證檔案的真實性和保密性

企業檔案既包含企業的正面信息，也包含企業的負面信息，因此必須確保檔案的真實性，以充分發揮其作用，為企業的管理人員和決策者提供真實有效的資料，使企業的管理人員和決策者制定的各項制度能夠對企業的發展起到良好的推動作用。檔案管理工作要嚴格按照制定好的制度和流程進行，對檔案進行科學的保管，確保檔案的真實性。同時，由于檔案的保密性，檔案管理工作人員也應該簽署保密協議，避免泄露企業內部檔案的相關信息，確保企業在激烈的市場競爭中保持良好發展的態勢。

（四）提高企業的經營水平

企業檔案真實記錄了企業的各項經營數據和資料，為企業制定各項規章制度和發展計劃提供了重要依據，是一種重要的資產。建立科學的檔案管理工作規章制度體系和流程，能夠更好地保存，更方便快捷地查閱、翻看各種檔案資料，從而增強企業抵抗市場風險的能力。這也有利于企業的管理人員和決策者根據檔案資料，制定出適合企業的各種經營策略，推動企業發展。

檔案管理工作中存在的問題

（一）不重視檔案管理工作

部分企業由于沒有完全了解檔案管理工作的重要性，容易忽視對其的管理。檔案管理工作大多由辦公室的員工兼職，但其檔案管理工作的專業知識有限，工作水平不高，還擠壓了檔案管理工作的時間，導致檔案管理工作的質量難以提升。隨著科技的發展，檔案管理工作的現代化水平不斷提升，但是有些企業不能緊跟時代發展的步伐，增添相應的檔案資料種類，及時引進和學習新的檔案管理工作技術，導致檔案資料無法為企業的發展提供更多有用的信息，企業檔案管理的工作效率也遲遲得不到提高。

（二）沒有良好的檔案資料保管環境

由于部分企業對檔案管理工作不夠重視，沒有為企業檔案資料保存提供適宜的環境，缺乏符合檔案資料存放要求的檔案室和檔案庫房，僅僅將檔案柜放置在辦公室，而辦公室環境的溫度、濕度并不一定符合檔案資料的保管要求。另外，有些企業檔案管理的網絡系統沒有完全與外網隔離，甚至沒有配置專門的電腦，導致檔案管理工作的安全性和保密性較差。檔案管理環境的安全性差，嚴重時可能會導致檔案文件毀壞、丟失、泄密，給企業的發展造成重大的損失。

（三）檔案管理工作人員的業務水平不高

部分企業雖然設置了檔案管理崗位，但其檔案管理工作人員在上崗前并沒有經過檔案管理工作方面的專業培訓，造成其認為檔案管理就是管理企業的全部檔案，交接工作時也只接收了一串檔案柜的鑰匙。檔案管理人員專業素養的缺失會導致工作效率低下，甚至會造成檔案丟失或者泄密，影響企業的發展，給企業造成損失。另外，檔案管理工作枯燥乏味，重復性強，會導致部分檔案管理工作人員對檔案管理工作缺乏責任心和耐心。

（四）實物檔案的保存不到位

有些企業重視對檔案資料中紙質文件的保存，但是對實物檔案卻不夠重視，沒有設置專門的實物檔案存放點，更沒有對實物檔案進行分類、排放、編號、編制總目錄，沒有提供相應的實物檔案保管技術指導，實物檔案存放點的安全性也沒有檢查是否達標。有的企業只有極少的實物檔案，沒有每年按規定和要求對實物檔案進行收集、管理。實物檔案是企業工作和活動的一部分，反映著一個企業的工作水平以及獲得的成績，一旦丟失，難以找回。

企業檔案管理工作中出現問題的建議和方法

（一）企業要重視檔案管理工作

首先需要對企業管理人員進行檔案管理方面的相關培訓，讓企業的管理人員認識到檔案管理工作對企業發展的重要作用，更有效地利用檔案做好工作。其次，配備專職的檔案管理工作人員，并定期對其進行相關業務培訓，提高企業檔案管理工作的效率。再次，每年對檔案的總量、名稱等基本信息進行系統的統計，并定期統計檔案的借出、查看等利用情況，然后上報給主管部門。同時要定期檢查檔案是否受到損壞，若有損壞，要第一時間進行修復并上報給主管領導。最后，檔案管理網絡系統的應用應在企業中得到推廣，并隨著科學技術的進步不斷進行系統應用的更新，這樣不僅有利于實現部分公開檔案資料的共享，還有利于通過搜索、語音等多種方式更加快捷方便地查找所需檔案資料，節約時間，提高工作效率。同時，隨著企業的發展，檔案資料種類不斷增多，對其的管理方式也應不斷更新，以便更好地管理檔案，為企業的發展提供依據。

（二）加強對檔案資料的保管，提升其安全性

要建立專門的檔案庫房，庫房內每天要進行溫度和濕度的監測并進行記錄，溫度和濕度要適合檔案資料的保存，同時要對檔案庫房有嚴格的管理制度，例如利用現代化信息技術通過刷臉、指紋等方式對進入檔案庫房的人員進行身份識別認證，認證通過后才可進入，以提高檔案資料的安全性和保密性。檔案管理工作人員要有較強的責任感，工作中做到不壞、不丟、不亂。不壞指檔案資料應完好無損，即使發現個別檔案損壞，也應進行及時補救。不丟指保護檔案資料的絕對安全性，不能因各種原因導致檔案資料丟失。不亂指要按檔案管理的制度嚴格對檔案資料進行分類管理，做到檔案資料一目了然，井井有條。檔案管理網絡系統可設置各種權限防止檔案泄密，例如可以對企業的領導、主管人員、檔案工作人員進行虹膜、指紋錄入，作為登錄檔案管理系統的一道必要程序，當有陌生的虹膜、指紋企圖進入檔案管理系統時，會發出錯誤警告并發送短信給檔案管理工作人員，使其提高警惕，從而保證檔案資料安全。

（三）加大對檔案管理工作人員的培訓力度

企業應每年為檔案管理工作人員提供有針對性的檔案管理知識培訓。通過培訓，首先使檔案管理工作人員了解自身工作對企業發展的重要性和意義，增強其職業自豪感、責任感，提高其工作積極性。其次，由于檔案資料對企業發展的重要性，檔案管理工作人員應保障檔案的完整性和安全性，并對檔案資料的內容進行保密。再次，檔案管理工作人員應跟上企業的發展步伐，了解檔案管理技術的發展，通過參加培訓和自學等多種方式不斷學習檔案管理知識，將檔案管理工作做得更好。最后，檔案管理工作人員應在工作崗位中做到不怕煩瑣，不記功名，默默無聞，無私奉獻。

（四）重視實物檔案的保存和利用

實物檔案大多數為企業或企業各部門獲得的獎杯、獎牌、獎狀和各種榮譽證書，檔案管理工作人員要根據企業內部的實物檔案歸檔制度，與各部門及時溝通，確定實物檔案的歸檔時間、類別和范圍，對實物檔案進行歸檔保存。企業內部要定期對實物檔案管理工作進行檢查和指導，主要檢查實物檔案的保存是否符合規章制度，實物檔案是否完整，同時對實物檔案的保存技術進行指導。由于實物檔案的保存具有一定的科學性和技術性，除了企業內部定期的技術指導和培訓外，檔案管理工作人員還應通過自學等其他方式提高實物檔案保存的水平。

單獨的實物檔案難以為企業的管理人員和決策者提供有利用價值的信息，需要和相關的文件或聲像資料結合利用。因此，實物檔案應不定期進行開放陳列、展覽，供大家參觀學習，主動為企業的管理人員和決策者提供有用的資源和各種信息，充分發揮實物檔案的記錄、教育等作用。此外，在網絡檔案管理系統中，可以為實物檔案附加文字檔案和聲像檔案，以便人們一目了然。

綜上所述，做好檔案管理工作，既可以幫助管理者了解企業的現狀，又可以為制定企業今后的發展計劃提供準確的數據資料參考，還可以總結經驗，使企業少走彎路，加快企業的發展步伐。因此，需要提高企業對檔案管理工作的重視程度，加強檔案管理水平，加強對檔案管理工作人員的業務培訓，重視對實物檔案的保存和利用，做好檔案管理工作，以推動企業的快速發展。

參考文獻

[1]陳秋香.淺談如何做好綜合辦公室檔案管理工作[J].辦公室業務,2021(16):116-117.

[2]劉禹微.新形勢下如何做好企業的檔案管理工作[J].蘭臺內外,2022(26):31-33.

[3]賈妍.事業單位檔案管理創新發展思路芻議[J].現代農村科技,2022(07):122.

[4]胡偉紅.檔案保管過程中要重視保密工作[J].黑龍江檔案,2018(03):97.

[5]王乙然.淺論加強實物檔案管理工作的策略[J].辦公室業務,2019(22):124-125.

[6]張娟.新時期加強社保行業檔案管理人員隊伍素質建設[J].赤子(上中旬),2015(15):218