隨著信息技術(shù)的發(fā)展，早期文字記錄與人工服務(wù)的模式也逐漸結(jié)合當下的信息技術(shù)，實現(xiàn)了運行模式上的轉(zhuǎn)變，其總體工作效率與工作質(zhì)量得到明顯提高。從工作人員的角度看，借由信息化技術(shù)的引入，原本種類眾多、檔案類型復雜的數(shù)據(jù)信息，都可以通過信息技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)高效轉(zhuǎn)化和管理。電子檔案的數(shù)據(jù)信息模式在當下事業(yè)單位檔案管理工作體系中已經(jīng)成為主要的檔案資料管理類型，雖然其在一定程度上能提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但在后續(xù)檔案管理工作中也應(yīng)結(jié)合電子檔案的類型與管理模式制訂相應(yīng)的管理策略，以此在原有基礎(chǔ)上進一步提高電子檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

當前，事業(yè)單位的檔案管理工作大體上已經(jīng)實現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)變，即從紙質(zhì)類型的檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)向信息化。信息化類型的檔案管理模式與數(shù)字化檔案資料，不論是從資料類型還是管理工作的運作原理上，都與傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作具有較大差異。由于國內(nèi)信息化建設(shè)啟動相對較晚，并且事業(yè)單位在檔案管理崗位的人員管理與信息化技術(shù)培訓等工作中還存在制度管理不完善以及人員培訓工作不夠深入等情況，在一定程度上對電子檔案管理工作的效率造成影響。

電子檔案的作用分析

首先，電子檔案在功能性上不僅具有存儲、記錄方便的優(yōu)點，同時還能夠支持多種類型的檔案數(shù)據(jù)資料記錄，如音頻、視頻與圖像等。電子檔案對多種信息源的數(shù)據(jù)資料具有良好的記錄功能。其次，電子檔案可以借助計算機系統(tǒng)的高效查找功能，滿足多變、特定、復雜的檔案資料調(diào)取需求，并且在存儲量上可以借助云端技術(shù)以及相關(guān)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)的信息錄入。電子檔案模式對檔案管理工作效率提升具有較好的促進作用。總的來說，電子檔案在檔案管理工作中的積極作用主要包含以下幾個方面。

（一）提高檔案管理工作質(zhì)量

在現(xiàn)階段的檔案管理工作發(fā)展中，高效化、精確化與多功能化是普遍性要求。計算機技術(shù)等智能技術(shù)的應(yīng)用，可以為檔案管理工作人員提供較為便捷的管理手段，對不同類型或者數(shù)據(jù)量較大的檔案資料，可以通過計算機系統(tǒng)的分類功能與資料篩選功能等，在原有基礎(chǔ)上進一步提高檔案管理的工作質(zhì)量。以往的檔案管理工作模式的實施對象主要是紙質(zhì)類型的檔案資料，紙質(zhì)類型的檔案資料由于人工審核和手工管理效率較低，造成紙質(zhì)檔案管理工作容易出現(xiàn)分類錯誤、檔案資料調(diào)取緩慢等情況，不利于提高事業(yè)單位的檔案服務(wù)工作質(zhì)量。因此，在當前信息化背景下，事業(yè)單位應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上加強對電子檔案的運用和管理，轉(zhuǎn)變以往的手工錄入與人工入卷等方式，進一步提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

（二）節(jié)約成本

原有的事業(yè)單位檔案管理工作中，紙質(zhì)類型檔案不僅需要耗費大量的人力資源、財務(wù)資源與時間成本，也容易在類型復雜、重復、數(shù)量眾多的紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)分類混亂的情況，導致后續(xù)檔案資料調(diào)取與精確化管理的工作缺乏高效性。紙質(zhì)類型的檔案資料在后續(xù)的管理工作中，也容易給檔案數(shù)據(jù)的篩選、調(diào)用與分類管理造成不便。而電子檔案資料在計算機系統(tǒng)中具有一套完整的數(shù)據(jù)邏輯結(jié)構(gòu)，依靠計算機系統(tǒng)的高速運算功能，可以對多種類型的電子檔案管理資料實現(xiàn)精細化、高效化管理。

此外，在后續(xù)檔案資料調(diào)取過程中，電子檔案資料本身可以通過計算機系統(tǒng)的智能化分類、運算與數(shù)據(jù)化存儲功能，實現(xiàn)高效、精確的檔案數(shù)據(jù)信息調(diào)取，對提高事業(yè)單位的工作服務(wù)質(zhì)量具有重要意義。因此，在后續(xù)的檔案管理與服務(wù)工作中，事業(yè)單位應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子檔案的技術(shù)優(yōu)勢對相應(yīng)的管理工作進行優(yōu)化，以進一步提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和整體效率。

（三）提高檔案管理工作信息化運行效率

從信息化的角度上看，電子檔案資料可以借助計算機系統(tǒng)實現(xiàn)信息源的編碼轉(zhuǎn)化，在存儲形式上也與傳統(tǒng)紙質(zhì)類型的檔案資料具有較大差距。在檔案資料的存儲途徑、技術(shù)模式與管理方式上，電子檔案可以借助計算機平臺實施檔案信息的功能化轉(zhuǎn)變，并借助計算機數(shù)據(jù)庫與區(qū)域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的高效信息互通，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化高效運行。

電子檔案屬于技術(shù)層面與管理層面的雙重優(yōu)化，相對于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，數(shù)據(jù)化與網(wǎng)絡(luò)化的檔案資料管理和運行模式，可以借助計算機系統(tǒng)的精確化分類與高速運行的邏輯運算功能，促使檔案資料在分類管理、錄入以及后期篩選調(diào)用等階段進一步提升運行效率。

事業(yè)單位電子檔案管理存在的不足

（一）安全管理意識存在的不足

電子檔案在內(nèi)容的呈現(xiàn)方式上，一般需要借助計算機系統(tǒng)的編碼轉(zhuǎn)化功能，通過數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)化，在計算機平臺上呈現(xiàn)出原有的檔案數(shù)據(jù)信息。與以往的紙質(zhì)類型檔案相比，電子檔案的運行平臺與技術(shù)應(yīng)用等主要通過計算機系統(tǒng)進行運行和呈現(xiàn)，紙質(zhì)檔案資料則更多依靠人工管理與手工錄入等方式進行管理。

檔案管理工作雖然可以借助計算機技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量和效率，但也面臨計算機系統(tǒng)的安全風險，比如計算機病毒攻擊與黑客攻擊等，這些都會造成電子檔案資料的丟失與盜用，最終對檔案管理工作造成惡劣影響。例如，國內(nèi)著名的“熊貓燒香”計算機病毒，對早期事業(yè)單位的檔案管理工作造成極其惡劣的影響，這也是電子檔案所面臨的安全風險之一。

國內(nèi)部分事業(yè)單位在電子檔案安全管理的制度建設(shè)與工作管理上，還缺乏完善、系統(tǒng)的檔案信息管理模式，這給電子檔案存儲埋下了較大的信息安全隱患。對此，在后續(xù)的電子檔案存儲工作中，事業(yè)單位應(yīng)針對信息安全這一環(huán)節(jié)，對電子檔案的來源與類型進行全面的安全檢測，避免不知名、來源不明確的電子檔案信息侵入事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)。此外，針對網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，事業(yè)單位也應(yīng)在當前的電子檔案管理工作基礎(chǔ)上成立相應(yīng)的安全監(jiān)管部門，以應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)黑客對電子檔案管理系統(tǒng)的攻擊。

（二）電子檔案規(guī)范化建設(shè)存在的不足

電子檔案管理工作相對于紙質(zhì)檔案管理工作，在技術(shù)要求與管理思維的要求上具有相對嚴格的標準。部分事業(yè)單位在電子檔案資料的管理工作上，由于忽視了對計算機檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化以及對工作人員的專業(yè)素質(zhì)培訓，導致電子檔案管理工作在實際運行過程中存在安全風險、分類管理質(zhì)量較差等情況。

同時，電子檔案數(shù)字化模式的便捷性，使檔案資料的修改也相對便捷。部分檔案管理崗位的人員由于自身專業(yè)素質(zhì)不足，造成電子檔案的真實性與時效性還存在較大變動和不確定性，影響電子檔案的規(guī)范使用。在電子檔案安全管理工作上，相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員還缺乏過硬的計算機技術(shù)，因此，檔案管理工作在安全管理方面還存在較大漏洞，電子檔案的應(yīng)用雖然可以在管理模式上具有高效率、高精確度等優(yōu)勢，但針對網(wǎng)絡(luò)信息安全方面管理的不足，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作中，要注重專業(yè)人才的技能培訓與專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，以此保障電子檔案管理制度可以更加規(guī)范化。

電子檔案管理的優(yōu)化思路與改善建議

電子檔案由于自身的數(shù)據(jù)類型屬性具有一定開放性，在管理模式上需要管理人員具備較好的計算機水平與網(wǎng)絡(luò)信息安全觀念。針對電子檔案的技術(shù)特點與管理需求，事業(yè)單位可從以下幾個方面依次進行優(yōu)化。

（一）加強管理制度建設(shè)

檔案管理制度的規(guī)范化是保障檔案管理工作效率與規(guī)范使用的重要依據(jù)之一。電子檔案管理工作本身主要依托于計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)平臺，事業(yè)單位應(yīng)針對計算機平臺的管理途徑，對電子檔案的信息錄入、存檔、編排與校審等環(huán)節(jié)制定完善的管理制度。

首先，通過管理制度的規(guī)范化建設(shè)，促使檔案管理人員在處理電子檔案數(shù)據(jù)信息的過程中根據(jù)明確的制度管理規(guī)定對檔案內(nèi)容進行分類處理，以保障電子檔案信息的規(guī)范性。

其次，針對電子檔案系統(tǒng)的更新情況，在后續(xù)的電子檔案管理工作中，事業(yè)單位也應(yīng)根據(jù)檔案管理平臺的更新情況，改進檔案管理方式，使工作人員能夠在檔案管理工作中結(jié)合計算機管理系統(tǒng)的特點及時調(diào)整電子檔案的管理方式。

最后，在電子檔案的調(diào)取、查閱等管理工作中，事業(yè)單位也應(yīng)針對電子檔案的輸入、取用、預覽與更改等環(huán)節(jié)，制定明確的審批制度，確保電子檔案的數(shù)據(jù)變動情況可以及時、明確反饋，避免后續(xù)電子檔案失真。

電子檔案自身的特點與存儲方式呈現(xiàn)特殊性，導致其在資料錄入、中間環(huán)節(jié)審閱與后續(xù)檔案資料調(diào)取的過程中，容易出現(xiàn)人為更改檔案資料等情況，對電子檔案的真實性造成一定影響。對此，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作中，還應(yīng)針對檔案管理工作的不同環(huán)節(jié)，制定完善的錄入、審閱、調(diào)取管理制度，優(yōu)化電子檔案管理工作全流程。

（二）優(yōu)化電子檔案管理機制

事業(yè)單位的各個部門之間應(yīng)制定一套完整、統(tǒng)一的電子檔案管理機制，通過詳細、明確、系統(tǒng)的檔案管理機制，確保電子檔案管理工作在信息源的處理上具有統(tǒng)一性。同時，針對不同部門對電子檔案的使用需求，檔案管理部門也應(yīng)對各個部門的檔案取用指令、風險評估等做出相應(yīng)準備。在后續(xù)的檔案監(jiān)測工作中，事業(yè)單位也應(yīng)結(jié)合實際需求，成立專門的檔案監(jiān)察部門，對電子檔案的各個管理環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)測，避免因個人因素導致電子檔案管理失效。

（三）加大電子檔案建設(shè)力度

電子檔案可以為事業(yè)單位的檔案管理工作提供多種便捷，同時，在檔案資料的分類與取用環(huán)節(jié)上，電子檔案管理系統(tǒng)可以借助相應(yīng)的邏輯運算功能提高檔案資料的篩選、取用效率。從電子檔案的功能性可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案自身的數(shù)據(jù)類型與技術(shù)特性使其可以應(yīng)對多種使用場景。現(xiàn)有的事業(yè)單位需結(jié)合自身的資金規(guī)劃與政策情況，逐步加大對電子檔案管理的建設(shè)力度。

在社會發(fā)展過程中，事業(yè)單位的檔案服務(wù)要求越來越高，不僅需要體現(xiàn)出高效性，還要進一步提高檔案服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的信息呈現(xiàn)方式與運行模式，通過計算機系統(tǒng)的智能化分類管理功能，可以進一步提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量和工作效率。因此，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作中需要進一步加大該方面的資金投入、技術(shù)投入與人才投入，促使電子檔案的管理和運行環(huán)節(jié)可以得到較好的資金保障、技術(shù)保障與人才保障。

（四）加強電子檔案制度建設(shè)與安全管理

在電子檔案的宏觀管理上，事業(yè)單位的上級管理部門應(yīng)根據(jù)檔案管理部門的工作目標，實施重點、全面把控和規(guī)劃，再通過落實階段性考核工作，對檔案管理人員的工作模式與具體流程進行監(jiān)督與規(guī)范化管理。在政府主管方面，應(yīng)從全國范圍內(nèi)的電子檔案管理工作發(fā)展情況，進行整體統(tǒng)籌與發(fā)展規(guī)劃，為當前事業(yè)單位的電子檔案管理模式提供明確的發(fā)展目標。

另外，事業(yè)單位需針對電子檔案管理工作中存在的不足進行錯誤糾正、管理優(yōu)化，進一步推動電子檔案規(guī)范化管理工作的落實。在安全管理方面，事業(yè)單位需針對電子檔案的運行平臺、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，實施全面的檔案安全管理制度建設(shè)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)安全人才的引進與電子檔案規(guī)范制度的制定，為電子檔案管理工作提供相應(yīng)的安全保障，進一步提高電子檔案管理工作的安全性與高效性。

綜上，在現(xiàn)階段電子檔案管理工作中，事業(yè)單位需從技術(shù)、管理與人才引進等層面進行管理優(yōu)化與技術(shù)創(chuàng)新，為電子檔案管理工作提供全面保障。為使電子檔案管理可以在新時期的社會背景下實現(xiàn)更好的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合電子檔案的類型、技術(shù)特點與系統(tǒng)特性等，從管理機制、制度建設(shè)與人員管理等方面依次進行優(yōu)化，以保障電子檔案管理工作可以在新時期的社會環(huán)境中，適應(yīng)時代發(fā)展與檔案服務(wù)要求的轉(zhuǎn)變。

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