科研項目檔案管理是科研項目管理的重要組成部分，是檔案工作服務項目的重要抓手。現結合科研項目檔案的特點，對科研項目檔案管理的關鍵性要素進行分析，提出科研項目檔案規范管理的具體工作舉措，旨在提高科研項目檔案管理的質量和水平，保障科研項目順利進行。

隨著國家科技實力的進步，近年來我國航空、航天、汽車、船舶等大型研發制造領域均取得了舉世矚目的成就，針對這些領域的科學研究也獲得了豐碩的成果。《國家中長期科學和技術發展規劃綱要（2006—2020）》確定了大型飛機等16個國家科技重大專項，這些重大專項是我國近年來科技發展的重中之重。重大專項科研項目有效促進了國家科學技術水平的進步，作為科研項目管理的重要組成部分，科研項目檔案管理承擔著支撐項目管理、記錄研制歷史、積累項目經驗、保障項目驗收的重要作用。因此，如何做好科研項目，尤其是重大專項的科研項目檔案管理工作，是檔案人員應積極探索和研究的重要課題。

科研項目檔案的特點

1.1（一）現實性

科研項目檔案的現實性是指科研項目文件歸檔后具有較強的現實作用。傳統檔案歸檔后，大多作為進行歷史查考的憑證。在技術發展的一定階段和周期內，都是科研項目檔案發揮現行效用的活躍時間，科研項目檔案是技術研究從理論走向實踐的重要過渡媒介。科研項目檔案的現實性特點，使得科研項目檔案工作同科技、生產活動緊密聯系，不可分離。

1.2（二）專業性

科研項目檔案作為科學技術研究和生產的真實記錄，形成于特定的專業技術領域，是專業技術活動的伴生物，是專業知識的積累和沉淀，尤其是重大專項的科研項目檔案，其承載的是國家前所未有的研究記錄，具有較強的專業性。

1.3（三）成套性

任何科研活動都是以一個獨立的項目或課題為對象進行的，在這個獨立的項目中形成的一系列相關的科研文件，記載和反映了該科學研究項目的全部過程和最終結果，構成了一個從需求、調研、立項、實施、結題、驗收到應用的全周期材料體系，具有成套性的特點。

1.4（四）多樣性

科研項目檔案的多樣性主要針對檔案載體而言。隨著科學技術的發展，科研項目檔案管理的對象不再局限于傳統的紙質檔案。隨著數字存儲技術的發展，磁帶、光盤、膠片等數字載體應運而生，部分取代了傳統紙質文件；流程再造產生的電子信息流，取代了傳統的簽署和印鑒；三維模型和數字化構型也對二維圖紙和目錄產生了沖擊。

1.5（五）階段性

科研項目是對核心技術的突破性研究，必然需要大量的技術研究、關鍵技術攻關和試驗驗證，其研發周期短則數年，長則數十年。雖然不同領域的科研項目所涉及的理論知識大不相同，但是其研究階段都大同小異，包括設計、試驗、總結、驗證等，由此形成的檔案也同樣具有階段性特點。

科研項目檔案存在的問題

2.1（一）項目檔案管理體系有待進一步完善

科研項目檔案管理制度和體系的建設，既要遵循科研項目本身的研制規律和項目管理的特點，又要滿足科研項目檔案管理的一般性規律和要求。因此，科研項目檔案管理體系在理念、標準、規范、技術方面要兼顧傳統性和創新性。國家重大專項科研項目研究的是國內前沿領域，其項目管理在體制機制和管理模式上與傳統的項目管理存在較大的差異。目前，科研項目檔案管理體系的建設雖有一定的基礎，但是項目檔案管理的總體策劃仍顯不足，管理要求不夠細致、清晰、全面，管理體系的成熟度不高、完整性不足、落地執行不充分，還需隨著項目研制和檔案管理的推進繼續優化及完善。

2.2（二）項目檔案管理融入項目研制過程不充分

科研項目檔案融入項目研制和項目管理過程不充分，“三納入、四參加、四同步”形成的管控能力相對薄弱。檔案管理業務作為項目的基礎支撐業務，應納入項目研制和項目管理流程，及時收集項目研制和管理過程中產生的過程性數據和文件；檔案管理人員應納入項目管理團隊，及時了解項目研制和項目管理的重要活動和安排。目前，大部分科研項目檔案管理融入項目研制過程不夠充分，項目檔案的形成收集工作過于被動，導致項目原始資料、過程文件收集歸檔不及時，項目質量、工藝等檔案的成套性整理不及時，項目試驗試制的多媒體文件收集歸檔不完整。

2.3（三）項目數字化與檔案信息化聯動產生的動能不足

制造型企業的數字化管理變革在較短時間內催生了一系列產品研發和運營協同的信息系統上線，極大地簡化了各類研發和管理工作流程，減少了溝通成本。然而，在企業的信息化建設整體框架和藍圖中，檔案的信息化水平往往滯后于企業的整體信息化建設水平。企業科研項目在數字化研發、信息化管理的過程中，未能與檔案的信息化建設產生足夠的協同和聯動，例如產品數據管理系統、試驗管理系統、供應商管理系統在部署實施過程中對系統數據歸檔問題考慮不充分，影響了設計研發文件、試驗文件、實物驗收文件、供應商管控文件等歸檔的完整性。

2.4（四）項目檔案管理人員的知識體系不夠完整

科研項目涉及的領域專業性較強，科研項目檔案的收集具有復雜性、專業性、多樣性等特點。國家重大專項的科研項目，項目研制復雜程度之高、研制周期之長、項目的利益相關方之多，均對項目檔案管理及項目檔案管理人員提出了更高的要求。現階段，科研項目檔案管理人員必須具備檔案管理專業素養，熟悉檔案管理理論和基本實踐技能，此為“檔案技能”。除此之外，還應當熟悉所從事的科研項目領域的專業技術知識和項目管理知識，了解科研項目研究和發展的一般規律，此為“專業技能”。此外，科研項目的數字化集成建設、項目數字仿真建設，要求項目檔案管理人員有較強的信息技術能力，此為“信息化技能”。檔案技能、專業技能和信息化技能共同構成了科研項目檔案管理人員的知識體系，缺一不可。然而，現階段行業內檔案管理人員的技能水平或得其一二，導致檔案管理往往滯后于項目管理和信息化管理。

科研項目檔案管理的關鍵性要素

3.1（一）管理框架——科研項目檔案的體系建設

制度體系是檔案管理工作的框架和基礎，檔案管理體系應包含三個層級：一是檔案管理頂層制度要求，是企業內部檔案工作的綱領性文件；二是檔案管理與其他業務的接口要求，是對項目利益相關方文件歸檔的業務管理性文件；三是檔案管理內部的工作規范性要求，是檔案自身能力建設和基礎工作的管理提升性文件。以上各層級文件構成了完整的檔案管理體系，是科研項目檔案管理工作的重要組成部分。

3.2（二）前進牽引——科研項目檔案的機制建設

機制建設是科研項目檔案是否具有活力、是否能靈活適應科研項目管理節奏的重要基礎。現階段科研項目的管理必然是發展的、創新的過程，如何按照科研項目管理的要求，落實各階段文件形成、收集、審核、歸檔、利用的閉環管理是科研項目檔案管理的重要工作。因此，和科研項目管理工作保持健康、密切的聯系，建立良好的協同工作機制是科研項目檔案管理成功的關鍵。

3.3（三）發展保障——科研項目檔案的人才隊伍建設

建成一支可持續發展的、結構組成完整的檔案人才隊伍是科研項目檔案管理成功的必要條件。從事科研項目檔案管理工作的人員，不僅需要具有豐富的檔案管理經驗，熟悉、掌握項目檔案管理要求和歸檔范圍，還需要具備所從事行業領域的專業技術知識。科研項目檔案人才隊伍的培養，既需要專家領導型人才、專業技能型人才，也需要技術專長和信息化專長的復合型人才。

3.4（四）變革驅動——科研項目檔案的信息化建設

信息時代科研項目的研制和管理必然是數字化、智能化的，項目研制在需求、立項、實施、結題、驗收等各個環節以信息化工具串聯，通過研發數字集成、管理信息集成實現項目過程管理精益化，成果效益最大化。科研項目檔案的信息化建設作為貫穿科研項目全生命周期的一部分，必須順應數字變革產生的管理創新要求，與其同步發展。

科研項目檔案規范管理的工作舉措

4.1（一）建立檔案管理與項目管理的有機聯系

根據《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》，項目管理單位（部門）、項目實施單位（部門）、項目檔案管理單位（部門）要堅持統一領導、分級管理的原則，建立有機聯系，開展協同合作。科研項目檔案管理是科研項目管理的重要組成部分，科研項目檔案管理離不開科研項目管理的牽引，科研項目文件的形成及歸檔情況能完整、直觀地反映科研項目的管理水平。

對科研項目管理全周期進行梳理和分析，嚴格落實科研項目檔案“三納入、四參加、四同步”要求，制定科研項目管理要求，完善科研項目工作計劃，將科研項目檔案人員納入科研項目管理團隊，將科研項目檔案工作計劃納入科研項目工作計劃，將科研項目檔案審查納入科研項目重大節點前審查工作。

結合項目計劃，組織策劃項目文件歸檔計劃，根據項目計劃及安排，在項目轉階段等重大節點前進行檔案審查，按照項目檔案驗收的標準，開展項目各類型文件歸檔完整性、系統性審查，對發現的問題及時組織整改。

將檔案工作前置介入項目管理各環節中，開展及時、有效的檔案審核。以項目合同管理為例，在合同需求階段提出合同交付物的驗收標準及歸檔要求，在合同驗收結題階段檢查交付物歸檔的完整性及規范性，從而保證項目外委外協合同文件歸檔的完整性、規范性。

4.2（二）加強項目檔案人才隊伍能力建設

制定項目檔案人才隊伍能力建設培養計劃，根據管理需求分別開展項目檔案專家培養、項目檔案主管能力建設、項目檔案助理能力建設工作。

培養項目檔案專家，要求具備豐富的項目檔案工作經驗，具備項目檔案驗收經驗；能指導項目檔案工作的頂層策劃，制定項目檔案工作的戰略發展方向，開展項目檔案相關的政策研究。

培養項目檔案主管，通過各類學習培訓及管理實踐開展能力建設，培養一批經驗豐富的項目檔案主管，熟悉掌握行業型號項目檔案管理各項要求及歸檔范圍，了解項目管理及技術專業知識，能從項目角度對檔案管理提出優化建議，具備獨立組織和策劃型號項目檔案管理各項工作的能力。

培養項目檔案助理，通過各類學習培訓及技能實踐開展能力建設，培養一批專業的項目檔案工作人員，熟悉項目檔案管理要求及歸檔范圍，具備檔案整理、整編、組卷等各項檔案專業技能，配合檔案主管開展各類專項工作。

4.3（三）細化各階段檔案基礎管理工作

在文件歸檔階段，根據項目各項管理要求，梳理項目各階段文件形成的條件和現狀，結合項目文件材料歸檔范圍，開展項目各類型文件歸檔審核要點的梳理，將項目文件歸檔審核納入項目管理工作流，保證項目文件的形成和歸檔符合項目管理及項目檔案管理要求，建立項目形成和接收的標準審核體系，保證項目文件的管理要求具體化，工作執行規范化。

在檔案管理階段，根據相應的國家標準和行業標準，落實檔案整理的具體要求，通過培訓、監督檢查、交互核查等手段，保證檔案整理各方面工作的規范性。在檔案整理方面，制定項目檔案分類方案，按照規范進行分類、組件、組卷、排列、編號、編目等工作；檔案保管方面，建立檔案庫房索引、檔案出入庫登記臺賬，定期開展檔案庫房巡查；檔案利用方面，準確設定利用者權限，編制案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全宗指南、檔案館指南等檔案檢索工具。

4.4（四）檔案信息化建設納入項目信息化管理群平臺

將檔案信息化管理納入單位項目信息化管理范圍，將檔案管理系統作為項目整體信息化管理的一部分，項目信息化管理策劃與實施應考慮相關數據、文件、工作流的歸檔問題。

將檔案審核環節納入各業務系統工作流程，梳理產品數據管理等系統的流程及文件歸檔情況，根據重要程度及歸檔情況將檔案審核環節提前介入各業務系統的工作流程中，及時發現問題，反饋問題，整改問題。

將系統的歸檔集成納入各業務系統開發實施過程，加大推進包括產品數據系統在內的各業務系統電子文件歸檔集成力度，實現產品數據管理系統技術文件、三維數模在線歸檔，實現試驗系統、供應商管理等業務系統各類型、各流程數據文件在線歸檔。同時建立統一的歸檔接口策略和規范，同步開展歸檔電子文件的“四性檢測”，保證系統接口管理和優化的可持續。

4.5（五）做實做細對項目配套單位的檔案管控

科研項目通常涉及許多項目配套單位，包括原材料供應商、試驗驗證合作伙伴等。配套單位形成的項目文件材料是項目檔案的重要組成部分，也是項目牽頭單位檔案管理的重要方面。對項目配套單位的檔案管控主要包括以下三個方面：一是對配套單位文件材料形成和交付提出要求，根據歸檔范圍和管理要求開展文件完整性和規范性檢查；二是明確配套單位檔案管理的質量要求，重點協作單位需制定完整的檔案管理制度，在檔案收集、整理、保管、利用等方面采取有效的舉措保證項目檔案的完整和規范；三是加強對配套單位檔案的檢查和驗收，在項目重大節點及結題驗收前對其項目檔案的過程管理和項目檔案的形成組卷情況進行檢查或驗收。

科研項目管理是一項復雜的系統工程，其檔案管理工作也是一項長期、艱巨的任務。以上結合科研項目檔案的特點，對項目檔案管理的關鍵性要素進行分析，從檔案工作的體制機制、檔案人才隊伍、檔案基礎業務管理、檔案信息化建設以及配套單位的檔案管控五個方面提出了具體舉措，進一步規范科研項目檔案的管理，旨在提高科研項目檔案管理的質量和水平，保障科研項目的順利進行。