高校檔案是國家檔案的重要組成部分。隨著信息化進程的不斷加快，加強對檔案的信息化管理成為不可避免的趨勢。檔案管理自身具有復雜性和重要性，所以高校應給予其高度重視。為了加強我國高校檔案信息化管理工作，提升檔案信息化管理水平及效率，現對高校檔案信息化管理中工作過程存在的問題進行分析，并提出相應的對策，以期充分實現信息化管理的價值。

2021年1月1日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》正式施行，其體現了國家治理能力和治理體系現代化的目標。高校檔案部門應該貫徹實施新修訂的《中華人民共和國檔案法》要求，利用現代信息技術，不斷創新管理方式，致力于促進國家治理體系和治理能力現代化[1]。

目前，高校規模不斷擴大，隨著時代的不斷發展，儲存的文檔信息需要被快速準確地找到，因此，傳統的檔案信息管理模式和方法已經不能滿足高校各項工作的要求。檔案管理作為高校的基礎性建設內容，記錄著學生、教師以及學校的各種信息，以及學校發生的重大且有意義的事情，支撐著高校的教育、科研以及教務管理等工作，是評價高校綜合管理水平的重要指標。這就要求高校必須借助現代信息技術，對檔案信息進行信息化處理，有效解決檔案信息化建設過程中存在的問題，提升高校綜合發展水平，推動高校檔案管理體系更加規范化、制度化和科學化。

高校檔案信息化的重要性

高校檔案管理信息化建設是一個緩慢的過程，具有較強的系統性。隨著高校工作的系統性深化，檔案管理工作越來越朝著制度化、功能化、數據化方向發展。

檔案管理工作的實效性具有重要作用，主要表現為：第一，為高校建設智慧校園提供了重要的技術支持。互聯網的快速發展，將高校檔案與高校的教育、管理、生活等有機融合起來。信息化建設可以將紙質版檔案轉化為電子檔案，為檔案的查詢提供了便利。基于此，教師可以充分了解學生的情況，這有利于各項工作的開展，從而提高工作效率和教育質量，推動大數據環境下高校智慧校園建設。第二，有利于培養檔案管理人員的專業素養。現代高校檔案信息化對管理人員的能力提出了較高要求，需要管理人員不斷學習，提高自己的技術和能力，更好地將自己的專業與信息化技術融合，以適應高校檔案管理工作，從而助力高校培養高素質人才，創造更大的價值[2]。第三，為檔案的調取提供了便利，減輕了工作人員的壓力。由于重大突發公共衛生事件的發生，許多學生無法去學校，所以檔案收取、審核等工作都在線上進行。信息化管理提高了辦事效率，也提高了檔案的利用率，能夠幫助管理人員在短時間內獲得各項信息，使各個院系之間的聯系更加緊密，實現信息共享。第四，高校檔案信息化有利于拓展新的服務領域，滿足檔案管理工作的拓展需求。隨著高校人數不斷增加，檔案材料的數量也迅速增加，而檔案信息化建設能實現對檔案的有效分類、整合，從而極大地提高檔案管理工作水平，為不同地區的政府機關、企事業單位以及其他兄弟院校提供服務，進而在一定程度上提高檔案資料的利用率，使檔案的安全性得到保障，更加符合現代化高校管理發展的要求。

高校檔案信息化管理中存在的問題

（一）缺乏檔案信息化專業管理人員

目前高校檔案部門專業人員短缺是一個普遍性問題，檔案管理的人員學歷普遍為本科，且檔案學專業人員較少，相當一部分高校為了節約成本，其檔案管理人員是兼職人員，經過一段時間的培訓后，可能又會從事其他工作。這不利于專業化人員隊伍的建設，也難以組建高效率的團隊。在信息化管理時代，新媒體產生的信息多種多樣且分布廣泛，這對檔案部門而言也是一個挑戰。由于管理人員大多不是計算機專業，所以不能很好地適應檔案信息化管理工作。根據調查，全國每年檔案學專業畢業生都很少，而且高校門檻較高，招聘人員少，高校又不重視檔案管理人員的職能，使得從業人員不能發揮應有的價值，導致人員流失，檔案部門專業人員缺乏。參加專業化培訓和學習是提升信息化管理能力的重要途徑，但是大部分檔案管理工作人員學習主動性低，他們很少主動參加培訓活動，一般只有受到強制要求才會去參加。另外，培訓活動形式一般是以講座為主，較為單一，內容也大同小異，所以大多數人都選擇不去，導致有些檔案信息化管理人員素養較低，面對不常見的問題時很難及時應對，阻礙了信息化管理的進程。

（二）高校檔案信息化建設水平較低

規范有序的管理體系是確保高校檔案管理信息化有效運行的重要保障，但是目前，高校檔案信息化建設沒有統一的標準。一部分高校對信息化建設不夠重視，無法系統性地整合檔案信息資源，難以與高校其他系統建立聯系，對教務信息、檔案信息、人事信息等檔案資料的管理沒有統一標準，也沒有統一的數據接口，無法實現信息共享，實現對檔案信息的有效利用，只能自建自用，“信息孤島”問題嚴重。另外，一些高校信息化建設尚處于初步探索階段，發展滯后，功能流于表面，只涵蓋簡單的保管和查詢服務，無法為學生和教師提供多元化的信息服務，服務效率也有待提高。有些高校檔案管理部門局限于OA系統，其雖然意識到了系統的重要性，但是由于升級成本高、難度大，還在探索當中；也有些高校檔案管理部門沒有引進先進的系統和設備，存在安全隱患，容易發生信息泄露、被黑客攻擊、被篡改信息等問題，從而影響檔案管理效率；還有些高校由于缺乏頂層設計，缺乏對信息化系統的系統性對接，也沒有考慮到后續數據的兼容問題，現有的業務管理系統和檔案管理系統不是一個開發商，導致電子文件不能在線歸檔，背離了文檔管理一體化目標。

（三)檔案信息化建設安全問題突出

大數據、互聯網的飛速發展，對高校的檔案信息安全提出了嚴峻的挑戰。計算機病毒和黑客攻擊成為信息化建設進程中的阻礙，一旦出現危險操作或者操作失誤，高校檔案就會面臨外部網絡的威脅。高校檔案涉及教師、學生以及學校其他工作人員的各種信息，是高等院校的機密，一旦泄露，會給教師和學生帶來極大的影響，影響其正常生活，甚至還會阻礙高校的建設與發展。

根據調研，目前高校普遍面對的信息安全問題主要包括病毒、木馬、數據泄露和損壞、系統不穩定、硬件損壞以及人為篡改等，應對措施主要包括權限管理和自帶的防火墻，防護程度相對較低，對問題也缺乏針對性的解決辦法，而且由于信息自身具有復雜性和多樣性，以上措施不一定能保障數據和信息傳輸的安全。高校檔案管理部門未開展專門的信息安全教育活動，導致檔案工作人員缺乏安全意識，也可能會導致信息的流失。

（四）檔案信息化缺少制度規范

要做好高校檔案信息化管理工作，就要完善檔案管理制度，從而確保檔案信息化建設工作水平的提升。檔案信息化建設是一個龐大的工程，涉及的問題種類多、范圍廣，且沒有一個統一的模板。而且有些檔案信息不夠準確，各類檔案信息較為混亂，沒有進行科學的歸納，這些問題也給檔案信息化建設增加了難度。

目前，我國的檔案管理缺乏相應的法律和制度約束，沒有相應的法律政策規定，導致檔案信息化沒有統一的標準可以參考，大量檔案信息無法得到妥善保管；有時管理不善導致信息流失，也因為沒有法律規范，無法對其進行處理；另外，由于管理制度不夠完善，無法對高校的信息化建設水平進行評估，但是如果不能及時糾正工作中存在的問題，可能會對高校造成負面影響。新修訂的《中華人民共和國檔案法》是開展檔案信息化建設的依據，高校檔案管理部門可以根據自身實際發展情況，及時調整信息化管理制度，制定具有自身特色的規章制度，在此過程中，可以參考其他部門的制度規范，以免發生沖突。

高校檔案管理信息化的有效策略

（一）建設高素質檔案信息化管理人才隊伍

當下，高校應當重視信息化平臺建設，而檔案信息化管理需要人才和技術的配合，因此，高校應以計算機專業和檔案專業的人才為基礎，以培養復合型人才為任務，有針對性地培養專業人才隊伍。建立健全檔案管理人員招考標準，提升專業、學歷等要求，招聘具有檔案、信息技術背景，有良好的政治、心理、身體素質，以及檔案從業證書的人員作為檔案管理人員。高校還應建立健全激勵機制，獎勵為主，懲罰為輔，定期對檔案部門的工作人員進行評估考核，以適當增加競爭氛圍，調動工作人員的積極性，激發工作人員的潛能及創造力，促進其不斷學習，提升專業能力；有目的、有計劃地開展繼續教育工作，以檔案管理工作人員喜聞樂見的進修方式開展培訓活動，活動內容不但要有豐富的信息化管理內容，還應包括職業道德素養培訓、心理健康培訓等；組織開展研討會，創造具有本校特色的新型管理模式，加速信息化檔案建設進程。

（二）加強檔案信息化服務平臺建設，實現信息共享

高校檔案部門需要加大資金投入，加大對信息化建設的基礎設施投入，為信息化服務平臺建設提供保障；要緊跟互聯網的步伐，創建檔案信息數字化平臺，將高校人員信息和數據平臺有效結合起來，以更好地彰顯檔案部門的互動性和服務性；對各個院系部門整理收集起來的資料進行整理分類，以方便其直接利用，避免重復建設。高校檔案部門可以與學校的互聯網中心相互配合，將檔案收集工作分布到智慧校園系統，從而擴展到學校整個信息系統中，并進行一體化連接；將檔案系統與其他業務系統相整合，以實現數據的交換與共享；將檔案信息系統與OA系統對接起來，加強檔案信息系統與各院系部門之間的聯系，最大限度地對信息資源進行整合，實現數據共建共享；同時還應注意對檔案信息的監管，確保信息的安全性。創建共享體系可以方便大眾查詢、獲取自己想要的信息，讓管理工作變得簡單易上手，從而提升檔案管理工作的效率。例如，某大學根據自身發展特點，創建了一套WEB系統，對學校檔案進行管理，其可以實現對教師、學生以及其他工作人員檔案的管理，從而更好地促進信息化檔案管理。

（三）加強檔案信息化安全體系建設

信息技術的發展推動了檔案管理水平的進步。與傳統紙質版檔案不同，將檔案信息儲存在電子系統中，容易遭到木馬、病毒及黑客等的攻擊，因此，要創建一個安全壁壘，以保證檔案信息資源的安全。

首先，高校檔案管理人員要及時更新信息管理設備，安排專業人員定期維護電子系統，解決其存在的問題，防止系統老化；還應科學運用防火墻系統與各種防毒軟件，防止病毒侵入，對數據信息造成影響和威脅。

其次，培養檔案管理工作人員的安全意識，提高其辨別病毒的能力，制定嚴格的信息保密制度，并嚴格要求工作人員按照各項規范進行操作，嚴禁工作人員私自訪問危險網站，避免病毒侵入。

再次，可以引進先進的設備，如人臉識別或指紋識別等，防范冒充行為。學校檔案信息管理與計算機密不可分，所以應加強相關權限管理，禁止無關人員訪問數據，以免篡改信息，破壞檔案信息的真實性。

最后，可以引進區塊鏈技術，用以保護檔案信息安全。這一技術可以使檔案信息的變化有跡可循，從而防止檔案信息泄露，確保信息的安全性和真實性。

(四）強化規章制度保障，規范檔案信息化管理標準

建立統一的檔案信息化規范制度至關重要。面對如今內容復雜、多樣化的信息，統一的檔案信息化管理標準能夠為管理者整合數據提供極大便利。

俗話說：“無規矩不成方圓。”任何事情都需要建立標準。首先，要建立一套詳細的操作流程及標準。管理人員要規范錄入相關信息，分類整合高校教師、學生以及后勤人員的檔案信息，確保資料記錄清晰準確，保管期限明確，同時要按照規定標準對檔案信息進行有效管理，保證數據信息類別劃分的合理性，各個部門還要各司其職，目標明確，以確保各個環節有序進行。其次，應將建立規章制度納入學校的整體規劃當中，推動信息化建設與其他工作共同發展。高校檔案信息是不斷變化的，因此管理人員要及時準確地記錄相關問題，根據實際情況進行分析總結，不斷完善制度建設，在這一過程中可以借鑒國外或國內各學校的經驗，建立一套標準化且與高校實際情況相符的數據庫，從而提升高校管理效率，為檔案信息化建設提供保障[3]。

高校檔案信息化建設是當今大數據環境下的必然趨勢，也是高校不斷發展的必然要求。它是一個漫長且艱難的過程，是一項需要將管理技術、計算機技術、現代信息技術相融合的工作，也是需要各高校投入大量資金和心血的項目[4]。在高校檔案信息化建設的過程中，相關部門應當正視問題和困難，不斷完善自身，并科學合理、循序漸進地對檔案信息進行分類整理；重視信息化管理工作，從人才培養、制度規范、信息服務平臺和安全體系建設入手，提升檔案信息的利用率；利用先進的信息技術手段，創新發展方式，推進檔案信息化建設。

參考文獻

[1]陸國強.為新時代檔案事業高質量發展提供堅強法治保障[J].中國檔案,2020(07):18-19.

[2]王瑩.高校檔案管理信息化建設途徑探索[J].城建檔案,2020(12):23-24.

[3]吳倩.信息化背景下的高校檔案管理新探[J].長江叢刊,2020(17):87-88.

[4]朱晶,張雪峰.高校檔案信息化建設研究綜述[J].長江叢刊,2020(17):127-128.