隨著社會的不斷發展進步，我國教育行業迎來了全新的發展形勢。高校檔案作為高校教學、科研、黨政管理以及其他各項與教育有關的活動的記錄，其數量不斷增加。高校檔案資源得到了學者和高校師生的廣泛重視，人們可以利用高校檔案資源實現對高校的全面了解，促進高校可持續健康發展。高校檔案管理工作人員應當認識到自身的責任，樹立良好的檔案意識，通過不斷學習，提升自身的檔案管理水平與管理能力，保證自身的工作方式可以順應時代的發展并不斷優化，進而保證高校檔案資源開發利用的精準性，使檔案具有較高的利用價值，為教職工以及學生提供良好的檔案利用服務。現將高校檔案信息資源開發利用對高校自身建設與發展的重要意義作為著手點，分析檔案資源利用的有效策略，賦能高校高質量發展。

高校檔案作為一個將高校黨政管理、教學、科研、基礎建設、出版、儀器設備、外事等內容整理與歸納到一起的信息儲存形式，對高校的發展有著重要作用。為了使高校可以與時代接軌，首先應當創新檔案工作形式，并且不斷開發檔案資源的價值，開展檔案資源建設工作。為了實現這樣的發展目標，高校應該轉變傳統工作理念，充分認識高校檔案資源建設的重要性，把檔案的高效利用作為檔案工作的出發點和落腳點，更好地為學校提供服務。

檔案的建設工作并不是簡單地收集整理資料，高校檔案管理工作應當從高校領導出發，提升檔案工作地位，實現檔案工作與高校科研工作的共同發展，進而保證檔案工作取得良好的成果，為高校持續、健康發展保駕護航。

高校檔案資源建設與開發利用的價值與意義

高校檔案最重要的價值就是可以為高校領導在決策過程中提供真實、可靠的參考依據。高校檔案工作不單是一項管理工作，同時也是服務性的專業技術工作。其不但能夠服務于學校的教育教學工作，還可以在學校各個管理部門開展工作以及舉辦活動時提供一定的服務。高校檔案可以充分彰顯學校文化、辦學成果以及對應的教學技能等方面的內容，這些資料都具有憑證性、權威性、借鑒性的特點。高校各部門的教學與科研工作、管理工作以及社會活動，都離不開高校檔案信息的傳播與利用[1]。

從檔案的使用情況看，當前高校檔案的利用局限于少數管理層領導以及相關的檔案工作人員，而產生這一現象的原因在于許多人對檔案的認識程度較低，沒有意識到檔案深層次開發的重要性。高校檔案部門應進一步創新自身的管理手段，提升管理水平，不斷挖掘高校中的檔案資源，不只局限于教學檔案、學生檔案以及會計檔案等，還應該通過有效的整合與管理，實現檔案資源的開發利用，進而形成有參考價值的檔案，增強檔案的專業性，促進高校建設資源的整合與優化，提升高校檔案管理質量，實現檔案價值的最大化利用，將其作為推進高校發展的重要數據依據[2]。

近年來，高校對檔案管理的重視程度不斷加強，但在實際管理過程中，高校的工作重點始終放在檔案管理上，但卻沒有將檔案管理工作真正融入高校的管理活動中，這也導致高校的檔案工作無法向更高層次發展。本文將從高校領導、高校二級單位和檔案工作人員等角度分析高校檔案的開發利用，希望能夠為高校的檔案工作提供一些淺薄的意見。

高校檔案資源建設與開發利用的現狀分析

（一）高校檔案管理意識不足，手段落后

眾所周知，檔案意識不足是阻礙檔案管理工作順利開展的重要原因之一。高校檔案資源開發利用的狀態并不理想，其主要原因在于高校并沒有深刻認識到檔案工作對高校未來發展的重要作用，沒有提高對該項工作的重視程度，進而導致相關管理人員沒有承擔起自身的責任。高校往往更加注重教學方面的研究，認為檔案資源開發利用工作不需要投入過多的精力，按部就班地進行下去即可，只需要檔案工作人員對文書資料進行歸納與整理。但是，在社會高速發展的背景下，高校各檔案的應用已經變得普及化，關系著高校未來的發展。所以高校應當加強對檔案工作的重視，引導高校教職工和學生順應時代的發展，對檔案管理工作產生全新的認識。要明白，檔案工作并不僅僅是檔案工作人員的事情，也是教師、學生以及各部門工作人員的事，不能認為檔案管理工作只是一個輔助性的手段，這樣檔案將無法彰顯自身所具有的利用價值[3]。

當前高校的改革發展對各類檔案的需求越來越多，直接加大了高校檔案管理工作的難度。如果檔案管理工作任務沒有得到合理分配，就無法實現對檔案資源的有效歸納，經常會出現查找資料不知道找哪個部門的情況，這樣也會導致教學科研工作或者學生管理工作無法順利開展，從某種意義上來講，這對學校的整體發展帶來了一定的消極影響。另外，高校在檔案管理工作中缺少對現代化設備的使用，沒有及時采用先進的管理模式，限制了高校檔案管理工作效率的提升，導致高校日常檔案管理工作效率與質量無法達到理想狀態[4]。

（二）高校檔案管理制度有待完善

當前高校檔案資源開發利用中存在許多有待優化的問題，主要是因為高校內部檔案資源類型較多、數量較大，增加了整體工作難度，需要耗費大量的時間才能保證資源的有效整合與開發。并且在實際工作中沒有可以依照的具體工作制度，缺少秩序性，導致教職工無法進行密切的配合與協作，降低了整體工作質量與效率。如果檔案工作一直處在這樣的狀態下，將直接限制高校的發展。目前的這種管理方式存在許多不足，會給高校帶來多方面損失。例如在二級學院經常有人查找對應檔案，但是二級學院并未配備檔案負責人，因為工作煩瑣，相關教務人員也未對檔案借閱信息進行記錄，導致在后續索要過程中由于沒有留下使用者信息，而無法找到未歸還資料的使用者。這種情況在二級學院比較常見，長此以往必然導致高校檔案資源受到一定的損耗，從而限制高校整體的發展[5]。根據這一現狀進行深入的分析，可以將其原因歸為高校檔案管理制度的缺乏。

（三）高校檔案管理人員素質參差不齊

從當前高校人員配備來看，很多高校中負責檔案管理的工作人員專業素養參差不齊，特別是在二級學院更加明顯，很多管理人員沒有檔案工作經驗，缺乏對現有檔案的科學整理與分類，導致檔案資源建設工作效率過低，使高校的檔案不能充分發揮出自身所具有的價值，無法為高校的教職工提供良好服務。工作人員在實際檔案工作中沒有嚴格規范自身的行為，履行自身的職責，這將無法保證檔案開發與利用工作的順利開展[6]。即使有科學的管理制度，但若無專業檔案人員將其落實于實際工作中，仍無法推動檔案工作順利開展。 

（四）高校檔案開發利用率過低

在當前高校檔案工作中，一個有待改善的關鍵問題就是檔案利用率過低。大量檔案還處于“睡眠”狀態，沒有得到人們的廣泛利用，導致檔案失去了其自身價值。這與高校檔案管理人員的工作形式有直接關系，因為檔案的利用基本都是利用被動“坐等”的服務形式，查詢手段比較單一，無法實現檔案利用信息的及時反饋，導致目前高校檔案資源的利用率過低。檔案工作人員應當意識到高校檔案工作的核心，即不斷挖掘高校檔案工作的規律，形成科學合理的檔案資源體系，充分提升檔案的利用率，使其能夠為高校工作的開展貢獻一份力量。在當前互聯網高速發展社會大環境下，高校檔案工作應當摒棄傳統的工作方式以及工作理念，秉承以服務為主的工作原則，利用技術抓住檔案利用的特點及規律，不斷地深入探索與研究，進而開創出高校檔案服務的全新格局，為高校教學科研工作以及師生提供更好、更全面的服務[7]。

高校檔案資源建設與開發利用的有效策略

（一）從多方面提升高校全員檔案意識 

為了使高校檔案工作取得良好的成果，高校應當樹立全局意識，強化高校全體教職工及學生的檔案管理意識。首先，高校分管領導應當做好檔案宣傳工作，檔案專業人員應定期開展宣講活動并積極指導二級學院的檔案工作。其次，可以與其他院校進行合作交流，不斷學習與借鑒其他高校優秀的檔案管理模式，實現合作共贏。比如，開展校校合作，加強高校間檔案資源的有效利用，形成高校檔案的互通互流，共同推進我國高等教育的發展。再次，檔案工作人員也應當有自己的想法與工作見解，開拓全新的檔案工作思路，結合自己的工作體會，分析高校未來在檔案工作中需要加強的地方，保證問題得到有效解決，從而取得良好的工作成果。最后，高校領導可以根據實際發展情況來分析，積極轉變自身的管理觀念，從長遠發展的角度分析目前檔案管理工作的重點，不斷提升對檔案管理人員的要求，對高校現有的檔案資源進行明確的分類、編排與整合，通過制定相關的執行準則，保證高校檔案資源管理的合理化[8]。高校現階段要著力提升學生以及教職工的檔案意識，推動檔案意識深入人心，要讓他們明白其不僅僅是檔案的利用者，也是檔案的生產者和收集者。

（二）自上而下地完善檔案管理制度

除了一般的制度章程，檔案的建設還可以納入單位的績效考核，推進檔案工作責任制，除此之外還可以考慮建立工作獎懲機制和人員晉升機制，促使高校檔案管理人員提升工作意識以及競爭意識，不斷挖掘與開發高校檔案資源，開展資源建設。在晉升機制中，秉承“能者上，不能者下”的基本原則，進而保證高校內部人力資源的有效配置。另外，還可以建立嚴格的培訓機制，組織檔案工作人員不斷學習與掌握相關技能，以提升自身的工作水平。只有將技能與素質完美地融合起來，才能保證檔案管理人員可以成為為高校發展提供幫助的綜合性高素質人才。同時還需要引入先進的技術設備，將檔案管理與辦公自動化進行同步建設，實現制度與效用的同步。

制度的作用取決于落實，因此各二級學院和其他相關單位在大框架下還需要建立適合自身發展的檔案管理制度，實現自上而下的科學管理。高校要秉承可持續發展的目標，不斷創新與開拓制度的內容，伴隨時代的發展變化，對制度進行及時調整，保障制度始終具有合理性與科學性[9]。科學的管理制度可以激發高校發展的內生動力，可以凝練典型經驗，打造管理“品牌”。

  （三）通過有效手段提升高校檔案利用率

目前，許多高校建立了檔案網站，期望通過計算機檢索的形式來提升檔案的利用率。但很多時候檔案網站形同虛設，內容單一，訪問量極低。因此，要加強數字檔案建設，把建設數字檔案作為未來的工作目標，在提高檔案利用率的同時推動檔案管理現代化發展。除利用技術之外，高校的檔案管理工作人員也需要通過自身的努力，為高校教職工提供全面良好的服務，提升檔案利用率，進而推動高校檔案資源系統的建設，保證檔案資源的高效利用。有人誤以為評判檔案利用工作的標準是檔案利用者的數量，其實檔案利用工作的優劣并不在于是否有大量的利用者涌入檔案機構查詢檔案，而是檔案機構為檔案利用者所提供的檔案資料是否準確及時，能否有效解決檔案查詢者所面臨的問題[10]。

綜上所述，為了使高校提升檔案的開發與利用率，最關鍵的一點就是要建立科學合理的檔案管理制度，這不僅僅是對高校提出的要求，也是高校二級單位以及各部門的分內之事。在以往的工作中，高校的檔案管理人員沒有完全肩負起自身在工作中應盡的職責，限制了高校檔案開發利用工作的開展，這也會在一定程度上阻礙高校的健康發展。為了轉變這樣的工作狀態，高校應當健全檔案管理制度，加強對二級學院的管理，提升對檔案工作的重視程度，鼓勵高校的檔案工作人員不斷學習先進的管理技巧與方法，保障高校檔案資源開發利用工作持續健康發展。

高校的檔案工作不是“單打獨斗”的部門責任制，我們應該用長遠的眼光看待，建立起綜合性的檔案資源開發利用程序，推動高校檔案資源建設工作的順利開展，破解檔案發展難題，推動高校內部互融互通，不斷開創高校檔案發展的新局面。

參考文獻

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[10]黨躍武,曾雪梅,陳征,等.基于信息組織技術的檔案資源開發[M].成都:四川大學出版社,2016.