建筑企業業務流程相對復雜，包括項目前期準備工作、項目設計及施工、工程監理、竣工驗收等環節，其檔案管理牽涉方方面面的工作，較為煩瑣。隨著網絡與信息技術的發展，我國已步入信息時代，大數據技術被廣泛應用到各行各業，建筑企業的檔案管理工作也要緊跟時代發展步伐，結合傳統檔案管理模式，將大數據技術應用到工作中，加快信息化管理進度，提高管理效率。基于此，首先分析建筑工程檔案的類型與特點，其次闡述數字化時代建筑工程檔案信息化管理及建設策略，最后分析建筑工程檔案信息化管理及建設的保障措施，以期為提高建筑工程檔案信息化管理水平提供參考。

隨著經濟社會的發展，大量的信息技術被應用到建筑工程檔案管理工作中，提高了檔案管理的質量與效率。相較于傳統的檔案管理，信息化管理可以拓展檔案存儲空間，延長檔案存儲時間，實現檔案信息的資源共享，為建筑工程管理打下扎實的信息基礎，間接提高建筑企業的工程管理能力，降低施工成本，提高施工質量。

建筑工程檔案的類型和特點

建筑工程檔案包括項目立項、項目設計及項目施工中的管理、施工、監理、竣工及驗收等多個環節的資料，還包括施工中產生的圖片、視頻、音頻等資料，見下表。

表 建筑工程檔案的主要類型

類別

檔案主要內容

項目立項檔案

項目選址、核準、項目評估、建設用地、合同、招投標等

項目設計檔案

地形測量、地質勘測等設計基礎、初步設計、設計變更及施工設計等

項目管理檔案

資金管理、進度管理、安全管理、物資管理、質量監督管理及環保管理等

工程監理檔案

設計監督、施工監理及設備監造等

竣工驗收及竣工圖

工程總結文件、竣工交接文件、竣工驗收文件、工程決算及審計文件、工程總結文件、竣工圖等

在施工過程中，相關人員應對所有檔案進行歸檔管理，包括項目立項及審核、項目招投標、項目現場勘察及實施、項目驗收等資料。這使建筑工程檔案具有成套性特點。在施工過程中產生的所有檔案具有不可再生性與真實性，同時也具有原始性。另外，建筑工程一般是由多個單項工程組成的，所以建筑工程檔案也包括多個獨立的工程，牽涉多個領域，涵蓋大量的管理活動，工程資料范圍廣。此外，建筑工程檔案涉及多個技術領域及參建單位，所以建筑工程檔案也具有專業性、多樣性與動態性特點。

數字化時代建筑工程檔案信息化管理及建設策略

（一）增加信息化投入，建設數字化平臺

第一，建筑工程檔案具有重要作用，尤其是在應對大數據、區塊鏈、智慧化、云計算、物聯網等方面具有前瞻性，所以建筑企業要在確保項目資金充足的基礎上適當增加檔案信息化管理及建設所需的人力、物力及技術等方面的資金投入，做好檔案信息化管理及建設的長遠規劃。

第二，為了檔案管理更加規范、方便、快捷，多數建筑企業有檔案信息化管理及建設需求，但現有信息技術與硬件設備都有待完善，不能滿足檔案信息化管理及建設需求。為此，建筑企業要推動檔案信息化管理及建設，加強項目數據庫建設，完善軟硬件配置，把資金投入重點放在新技術研發與完善上。在硬件方面，要配置計算機、掃描儀、復印機、存儲設備等，同時還要配備紙質檔案與電子檔案存儲、查閱及日常管理所需的辦公用房。在軟件方面，建筑企業要根據企業需求，委托相關軟件開發企業，或采取招標模式由軟件開發企業負責提供檔案信息化管理系統的設計開發、應用管理與后期維護等服務。

第三，相較于檔案館，建筑企業檔案管理人員業務能力不強，對此，建筑企業要安排專項資金，加強檔案管理人員隊伍建設，做好檔案管理人員教育、培訓工作，加強信息化培訓，使檔案管理人員熟悉信息技術，熟練應用檔案信息化管理系統和網絡管理系統。檔案管理人員要及時了解檔案信息化管理及建設的最新要求和技術標準，在業務上接受建委檔案管理部門、行政主管部門、相關監查部門的指導，滿足數字化時代建筑工程檔案信息化管理及建設的新要求，使建筑工程檔案做到人人參與、專人管理、層層審批、環環相扣。

（二）構建網絡系統，圍繞系統管理檔案

第一，建筑工程檔案是掌控工程施工、工程質量、工程進度與費用支出的重要憑證，建筑企業要利用檔案信息化管理系統與網絡管理系統，將檔案資料和項目管理相結合，構建檔案管理與項目管理相互支持、同步運行、相互促進的新模式。

第二，建筑企業要構建檔案管理數據庫，用于存儲歷史數據與在建設項目數據等。歷史數據一般由已竣工驗收的施工項目提供，只需要把紙質檔案掃描進檔案數據庫存儲即可，以利于后期檔案的查詢、使用。同時，大型的施工項目往往由多個參建單位組成，需要建筑企業在數據庫系統設置獨立的系統，再由建筑企業將這些獨立系統關聯起來，根據項目建設階段與管理范圍設置使用權限與身份驗證；利用主系統對招標采購、設備材料、施工現場、工程監理、咨詢服務及財務審批等進行控制，做好工程進度與質量等方面的動態管理及項目全過程監督。需注意的是，在主系統權限的控制上，必須做好網絡安全管理，及時更新并完善系統管理與信息技術。

（三）健全信息標準，防控檔案安全隱患

第一，建筑工程檔案在使用信息技術進行檔案資料采集、存儲、歸檔及管理中涉及多個項目運行環節，包括工程造價咨詢、招標代理、施工管理、工程監理、財務管理、跟蹤審計及檔案管理等多個部門或單位，在一定程度上存在信息泄露或數據遭到破壞的風險，特別是在信息技術與建筑工程檔案相融合的大環境中，防范信息安全風險顯得尤為重要。為確保檔案信息化管理系統與網絡管理系統在檔案信息化管理及建設過程中的數據安全，建筑企業信息部門要制定相應的安全標準，結合單位實際確定保密級別，設置信息安全閥門，并制定安全防護措施，盡量避免信息技術、網絡安全不完善造成不良影響，如數據丟失、泄露或遭遇黑客攻擊及信息被竊取等。

第二，建筑工程檔案信息化管理及建設從構建數據庫到數字化平臺，在技術及管理方面尚存在不足，需要技術人員進一步探索檔案信息化管理的方法，并在實踐中總結經驗、教訓，制定信息化管理的新標準，實現檔案信息化管理的精細化、規范化。例如，提高對檔案信息化管理的重視程度，選擇學習與業務能力強、專業對口、具有良好職業道德的檔案管理人員負責檔案信息化管理工作，確保專人負責該項工作；做好工程資料的數據采集工作，對工程重要環節的資料要設定歸檔時限，以保證工程項目管理人員與參建單位能隨建隨收、及時對接，確保歸檔資料的完整性；檔案審核人員要把好檔案資料審核關，做到環環相扣，確保參建單位可以及時對接施工資料，確保入庫檔案的真實性、原始性與準確性；加強與軟件開發企業的溝通，構建完善的應用反饋與評價機制，利用適時調整檔案入庫標準、定期抽檢及后臺管理模塊等技術方法，規避并改善審查遺漏、查檔緩慢、文不對題及加密不清等問題。

（四）推動信息集成，實現檔案信息共享

第一，檔案信息化管理及建設離不開人的操作，程序規范、權責明確的人員分工是確保檔案信息化科學管理及建設的基礎。建筑企業主管項目建設部門要明確檔案分管領導的責任，選派業務能力強、有責任心的人員負責檔案信息化管理及建設工作，做到職責明確，責任到人。在工程實施中要及時采集有效的檔案信息，并監督項目運行中的薄弱環節或存在的漏洞；項目竣工驗收后要根據檔案管理要求及時歸檔，規避建筑項目整理不規范、資料缺失、超期存放等問題；檔案移交后，檔案管理人員要做好檔案的日常查詢借閱、信息補充等工作。建筑企業檔案管理部門要明確歸檔范圍及保管期限，并選派熟悉建筑工程管理的人員負責檔案管理工作，使檔案管理做到責任明確、出入庫程序符合相關規范和各項手續完整等。檔案信息化管理系統要做到兩個及以上職能部門可以在同一系統上實現共同管理、無縫對接，從而保障建筑工程檔案管理的連續性，避免因時間跨度大造成資料缺失問題，實現各建筑項目間的信息互通、資源共享。

第二，建筑企業工程項目建設一般由工程管理部門負責牽頭，紀檢、招標采購、財務、審計、資產、安保及后勤等部門共同參與，除了及時向相關部門報送文件及匯報信息外，在資金來源、工程招標采購、國有資產管理、資金來源與支出情況、后勤服務配合及工程全過程審計等方面，也需要建筑企業各部門之間加強交流與信息溝通。利用數據集成及后臺權限平臺，檔案信息化系統需要根據工程實際情況及部門職責確定平臺的瀏覽、查閱權限，把工程檔案平臺和建筑企業辦公系統及其他業務系統關聯起來，從而減少信息資源與人財物力的浪費，提高部門協作能力與工作效率，強化對施工項目的監督檢查，為建筑企業審批及決策提供依據。

建筑工程檔案信息化管理及建設的保障措施

（一）人員隊伍建設

第一，建筑企業要加強與高校檔案管理專業的合作，建筑企業為高校檔案專業學生提供實習崗位，高校則可為建筑企業的檔案管理人員提供專業的業務培訓。通過業務培訓，全面提高建筑企業檔案管理人員的信息化水平。

第二，建筑企業可以通過“請進來”的方式，邀請具有豐富檔案管理經驗的人員與檔案信息化技術人員到企業授課，讓企業檔案管理人員接受專業培訓，從而提高檔案管理人員的管理水平。建筑企業也可利用檔案信息化培訓，讓檔案管理人員熟悉檔案信息化管理系統的操作流程與技術要點，從而提高檔案管理人員的信息化業務能力，使其熟練操作檔案信息化管理系統。

第三，建筑企業檔案管理部門要做到人員配置合理，把檔案信息化管理及建設學習能力較弱或年齡較大的人員調離檔案信息化管理崗位，留出檔案信息化管理技術崗位，制定優惠政策，招聘業務能力強、信息化管理水平高的人員來處理檔案信息化管理及建設工作。

（二）管理制度建設

第一，建筑企業要制定嚴格的檔案信息化管理制度，從制度上對檔案管理人員的業務進行規范，防范檔案管理人員因操作不規范造成文件格式不統一，影響后續檔案信息的使用。例如，建筑企業要根據檔案信息化管理及建設的內容制定相關的管理制度，明確檔案管理準則，使檔案管理人員有法可依，有據可循，從而提高檔案信息化管理及建設的質量與效率，確保檔案信息符合使用需求，提高建筑企業的經濟效益與社會效益。

第二，建筑企業要對檔案分類與數據管理作出明確規定。各類建筑工程檔案要分門別類地進行歸檔，相對不易理解的數據要在檔案中加入工程結構圖或實際設計圖，協助建筑工程運維人員更好地維護建筑物，充分發揮檔案信息化的最大管理效果。檔案管理人員要嚴格落實檔案標準規范，確保檔案信息化管理及建設與建筑各項數據相匹配，提高檔案信息化管理及建設的規范化與標準化水平。

第三，檔案管理人員要根據檔案信息化管理及建設的特點，對工程建設中的各部門數據信息作出統一格式的要求，從而充分發揮檔案信息的使用價值。

總而言之，建筑工程的檔案信息是建筑企業在發展中形成的重要歷史資料，對企業發展具有重要作用。建筑企業要高度重視檔案信息的存儲工作，利用大數據技術，做好檔案信息化管理及建設工作，從提高檔案管理人員的業務能力著手，打造完善的檔案信息化管理系統，提高檔案信息化管理及建設水平，使企業取得良好的經濟效益與社會效益，助力企業進一步發展。

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