眾所周知，檔案管理工作的對象是檔案，服務的對象是檔案利用者。因此，檔案管理工作要解決的問題就是將零散、龐雜的檔案通過整理、歸類、分析、核驗、掃描處理等工作變成系統(tǒng)化、整體化的集合，從而盡職盡責地為人民服務，全心全意配合事業(yè)單位的工作。檔案管理工作可以提高事業(yè)單位的工作效率，可以說，它是事業(yè)單位的樞紐。但是在實際管理工作中，事業(yè)單位缺乏一套處理檔案管理工作的完整體系化的機制，在相關工作的處理上缺乏確定的規(guī)章制度，從而使工作效率大打折扣。現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出相應的解決措施，希望對事業(yè)單位的檔案管理工作有所幫助。

隨著科學技術的進步，社會發(fā)展日新月異，人們解決處理問題的方式和手段也越來越智能、簡便。計算機網絡的普及與應用，無疑是一個巨大的進步，大部分人也因此逐漸拋棄了傳統(tǒng)的手寫方式與紙張等工具，更傾向于無紙化操作。這也是當前時代背景下許多事業(yè)單位檔案管理工作的一大特點——信息化處理單位檔案，但事業(yè)單位也沒有完全摒棄傳統(tǒng)紙質檔案，而是通過對兩者融合展開歸檔整理核驗等文書工作。但是不可否認，兩者融合在帶來極大便利的同時，也引發(fā)了我們對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題的深思。事業(yè)單位到底應該如何處理檔案管理這項看似簡單，實則不容出錯，這是一個重點問題。

事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理主要有檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計、編輯研究、提供利用等幾個大方向。眾所周知，檔案管理工作的對象是檔案，服務的對象是檔案利用者。這項工作要解決的問題就是如何將零散、龐雜的檔案通過整理、歸類、分析、核驗、掃描處理等工作，變成系統(tǒng)化、整體化的集合，從而達到盡職盡責為人民服務，全心全意配合事業(yè)單位的目的。檔案管理工作可以有效提高事業(yè)單位的工作效率，可以說，它是事業(yè)單位的重要樞紐。但是對于這樣一份重要的工作，許多工作者卻認為自己每天只是在重復簡單的流水線工作，并沒有花心思與力氣去做這件事。同時，相關員工處理問題的手段也比較單一，做事方法不夠靈活，上級部門也不甚重視這份工作，也因此，許多事業(yè)單位的檔案管理部門形同虛設，沒有發(fā)揮其應有的作用，更不用說促進事業(yè)單位的發(fā)展了。

事業(yè)單位檔案管理工作的意義

提高工作效率

事業(yè)單位檔案管理工作作為一項基礎性工作，意義重大。很多事業(yè)單位部門之間沒有互相聯(lián)結，而是孤立處理事務，沒有整合利用單位資源，使其處理事情的效率不夠高，質量也不佳。而做好檔案管理工作，不僅能夠提升事業(yè)單位部門之間處理相關事務的協(xié)調性和聯(lián)動性，還能提高日常事務處理的效率和質量。同時，檔案管理工作還能夠將各個部門緊密聯(lián)系在一起，充分發(fā)揮其樞紐作用。因此，完善事業(yè)單位的檔案管理工作勢在必行。

促進精神文化建設

檔案管理部門管理著事業(yè)單位的許多珍貴文件和記錄資料，對聯(lián)系事業(yè)單位的各個部門及全體員工有著重要的意義。這些資料不僅是事業(yè)單位全體員工的珍貴回憶，還發(fā)揮著增強單位各部門之間的凝聚力，培養(yǎng)單位之間休戚與共、榮辱與共的團結意識，強化部門之間的精神文化建設，營造和諧輕松、健康向上的工作氛圍的作用，事業(yè)單位招募更多新鮮力量，對自身的健康發(fā)展也具有重要的促進作用。

健全服務功能

事業(yè)單位作為國家的服務型機構，應該始終牢記全心全意為人民服務，關心廣大勞動人民的利益需求，做到以民為本，不忘初心。檔案管理部門作為人民群眾與事業(yè)單位連接的平臺，既保管著人民群眾的相關檔案，也保存著事業(yè)單位的重要文檔，它在兩者之間搭建了一座橋梁。因此，完善事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位本身有著重大意義，同時其也是貫徹為人民服務的宗旨的現(xiàn)實需要。從實際出發(fā)，從人民出發(fā)，牢記初心與使命，不斷完善事業(yè)單位的檔案管理工作，健全服務功能，才能切實保障好廣大人民的根本利益。

事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

缺乏完善的體系

檔案管理工作系統(tǒng)化、層次化有利于促進事業(yè)單位健康發(fā)展，遺憾的是，很多事業(yè)單位都沒有充分認識到這一點。在實際工作中，事業(yè)單位缺乏完備的檔案管理工作體系機制，同時也缺乏規(guī)范性、制度性。因而，其對相關工作的處理缺乏規(guī)章制度以供查詢，對檔案資料的收集范圍沒有明確劃分，也沒有按照相關規(guī)章制度對資料和檔案進行分類、整理、核驗等，導致多數(shù)員工處理工作沒有固定標準，檔案管理也變得過于隨意化，使得檔案管理工作失去權威性。俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓。檔案管理工作體系不完善，沒有固定的檔案收集范圍，這些問題都導致了檔案管理工作的混亂化，將不利于檔案管理工作的開展與進行，造成檔案管理工作效率低下，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。一些事業(yè)單位，雖然制定了相關體系制度，但相關工作人員執(zhí)行得不夠徹底，沒有嚴格按照規(guī)章制度辦事，抑或規(guī)章制度過于死板，在某種程度上捆住了員工做事的“手腳”，使得他們在遇到一些規(guī)章制度外的問題時不能靈活變通。

處理方式過時

科學技術的不斷進步和發(fā)展，使信息技術得到了廣泛應用，但是一些事業(yè)單位將自己排除在時代浪潮之外，沒有將新技術和新設備應用到檔案管理工作中去。目前，事業(yè)單位的員工大多數(shù)年齡較大，他們仍然在使用一些過時的方式處理問題。這不僅使得檔案管理工作效率低下，而且任務量也更加龐雜煩冗。盡管一些事業(yè)單位引入了信息化設備和技術，但是其應用程度仍遠遠不夠。此外，事業(yè)單位檔案管理工作的管理方式落后，手段單一，員工的職責模糊，對崗位的定位不明晰，經常出現(xiàn)崗位職責交叉，導致出現(xiàn)問題時，責任落實不到位。

管理人員素質不高

在事業(yè)單位內部，大多數(shù)人都認為檔案管理這份工作不需要很高的專業(yè)素養(yǎng)和知識水平，因此在進行招聘時，參聘人員水平參差不齊，只要通過審核就可以從事這項工作，對個人能力的要求也不是很高，有些職工專業(yè)不對口，甚至根本沒有相關工作經驗。部門的考核機制也較為簡單，沒有從實際出發(fā)去考察參聘人員的能力素養(yǎng)水平；日常工作中也缺乏幫助工作人員提高職業(yè)技能水平的講座和培訓課程；季度末或年末事業(yè)單位組織的考核評價機制也不夠健全，沒有完善的獎懲機制。這就導致檔案管理部門相關工作人員缺乏相應的職業(yè)素養(yǎng)和技術水平，部分員工甚至在思想意識上也存在問題，對待這份工作不夠認真嚴謹，出現(xiàn)問題時還會互相推諉，缺乏強烈的使命意識和責任感。

重視力度不夠

檔案管理工作作為事業(yè)單位的一項基礎性工作，有其獨特的工作定位和方向。但部分人認為這份工作較為枯燥且需要耗費大量精力、物力、財力，所以對這份工作不夠重視。事業(yè)單位也沒有投入足夠的資金支持檔案管理工作，使其設施裝備落后，從而給檔案管理相關工作造成了很大困擾，其部門員工也能感覺到明顯的差別對待，久而久之就喪失了對工作的積極性。除此之外，健全的管理體系與制度的缺乏，使得事業(yè)單位的檔案管理工作停滯不前。

解決措施

完善檔案管理體系

一個行之有效且健全的管理體系是很有必要的，尤其是對于檔案管理這樣內容龐雜、牽扯范圍較廣的工作而言，建立一個健全的制度體系作為標準，為檔案管理工作提供專業(yè)保證，有利于提高檔案管理工作的效率。具體來說，可以依靠管理體系進行科學化治理，促進檔案管理工作高效率發(fā)展；制定月或季度的檔案管理工作規(guī)劃，將階段性目標與長遠規(guī)劃相結合；同時結合實際情況，根據(jù)事業(yè)單位的工作性質和特點制訂體系化的管理規(guī)劃，讓員工按照檔案管理規(guī)劃做事，同時這個管理規(guī)劃不能過于死板或僵化，可以讓員工可以隨時調整他們自身的做事方法和行為方式，讓工作有規(guī)可循，促使檔案管理工作更加高效便捷。

與信息化手段相結合，更新管理方法

信息技術的發(fā)展使人們的生活方式不斷改變。人們將信息技術運用到更多領域，尤其是與傳統(tǒng)工作方式相融合，促進傳統(tǒng)工作方式不斷革新，實現(xiàn)良性發(fā)展。檔案管理這項傳統(tǒng)工作，也可以借助信息化手段獲得飛躍式發(fā)展。在日常事務處理中，檔案管理相關人員要學會運用檔案管理網絡平臺，充分整合內外資源，使之互相融合，促進部門內資源的有效利用并向其他部門提供新的資源。檔案管理部門可以配備相應的信息化設施，并嘗試運用信息技術完善部門檔案管理建設工作。另外，檔案管理部門也可以運用信息技術革新管理手段和方式，提升檔案管理工作水平，將信息技術與管理方式相結合，推陳出新，讓管理方式與時俱進。信息技術在帶來便利的同時，也存在信息泄露的安全隱患，所以事業(yè)單位一定要做好防止信息泄露的安排工作，設置相關管理權限與開展信息安全保護工作至關重要。

提高管理人員素養(yǎng)

檔案管理工作人員的素養(yǎng)直接關系到檔案管理工作的水平、質量和效果，也和事業(yè)單位的日常工作息息相關。因此，事業(yè)單位必須重視檔案管理工作人員的職業(yè)技能水平和核心素養(yǎng)能力。招聘時要嚴格認真地面試每一個應聘者，在員工入職后要注重培養(yǎng)員工的能力，積極開展相關技能培訓學習等。上級部門還應給檔案管理工作配備專業(yè)的管理人才和技術人才，使其發(fā)揮好帶頭作用，在部門內帶動知識素養(yǎng)欠缺的員工努力學習、積極進取、互幫互助。員工的潛能是需要培養(yǎng)與開發(fā)的，事業(yè)單位應該重視員工培訓，積極開展員工職業(yè)技能培訓及專題講座，并定期對員工進行職業(yè)技能考核或者比賽，同時設立獎懲機制，以激勵員工努力學習，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)。對于技能水平較落后的員工，應該以鼓勵為主，另外，可以建立新老員工互助學習機制，互幫互助，幫助他們提升能力素養(yǎng)；同時還要幫助員工端正思想態(tài)度，使其規(guī)范自身行為，自覺更新自身知識體系，以便其能更好地適應檔案管理工作。

樹立正確觀念，提高重視程度

俗話說，思想是行動的先導。端正思想態(tài)度和樹立責任意識是做好一份工作的第一步。事業(yè)單位的檔案管理工作更應如此，只有部門員工對檔案管理工作的思想認識與職責意識足夠清晰，才能促進部門良性發(fā)展。首先，部門領導身為部門的管理者、監(jiān)督者、參與者，無疑發(fā)揮著至關重要的作用。所以，部門領導應該發(fā)揮良好的帶頭作用，引領全體員工端正部門思想作風，引導員工樹立對工作的責任意識，使部門形成一個良好的思想文化氛圍。同時，部門管理人員還應定期開展思想主題會議和責任意識培訓專題講座等活動，并于月末或季度末定期開展思想?yún)R報工作，以充分發(fā)揮思想的先導作用，引領部門形成積極的思想風尚和良好的文化氛圍。其次，針對檔案管理工作，員工應該調整好自身對工作職責的認知，保持積極進取的態(tài)度，以充分飽滿的熱情和精力去對待檔案管理這份看似枯燥實則至關重要的工作。只有部門從上至下都樹立正確的檔案管理工作思想，事業(yè)單位才能實現(xiàn)長足發(fā)展，檔案管理的工作效率才能得到明顯提高。

檔案管理工作是事業(yè)單位的重要組成部分。因此，事業(yè)單位應該加大對檔案管理工作的重視程度。首先，建立健全檔案管理制度，并結合信息技術不斷革新管理方式，做到與時俱進。其次，事業(yè)單位要重視對員工的招聘與培訓，通過定期培訓學習提高員工的職業(yè)技能和知識水平；員工也應以積極飽滿的熱情去對待自己的工作，并不斷主動提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，不斷學習，不斷進步。最后，建立完善的獎懲與考核機制，獎懲得當有利于提高員工的辦事積極性和專業(yè)能力，推動事業(yè)單位健康發(fā)展。當前，事業(yè)單位檔案管理工作日常處理事務中仍然存在很多問題，以上這些問題及對策雖并不適用于所有事業(yè)單位，但也要求事業(yè)單位檔案管理工作部門在實際處理事務時要及時發(fā)現(xiàn)問題，提出對策解決現(xiàn)有問題，并做好預防措施。只有這樣，檔案管理工作才能實現(xiàn)長足發(fā)展，從而進一步推動事業(yè)單位檔案管理日常工作順利進行。

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