在信息化、數字化發展的大背景下，電子政務應用已延伸至日常辦公的各個環節，相對應的檔案管理工作也需要適應新的變化和要求，依據數字化方式實現檔案管理的提質升級。通過剖析電子政務環境下數字檔案管理現狀，總結數字檔案管理的成果以及需要優化升級的內容，研究新時期政務工作中數字檔案的管理策略，充分發揮檔案的現實效益，滿足政務工作對數字檔案管理的迫切需求，不斷優化檔案管理體制機制，提供更加科學透明的信息服務，提升數字檔案管理水平。

現代社會信息化的不斷發展，帶動檔案由平面紙質向更加豐富、立體的數字化方向發展，數字檔案的產生與發展促進了信息化、數字化與政務工作的深度融合，使其在內容和形式上更加豐富多樣。數字化、信息化也為檔案管理提供了更先進的手段和方法，在紙質檔案和數字檔案互相補充、并行發展的同時，建立健全檔案管理體制機制，打破檔案長期閉合管理的狀態，為實現共建共享提供了依據和可能。

電子政務與數字檔案的概念

吳愛民在《中國電子政務——理論與實踐》一文中提到：“電子政務就是政府機構應用現代信息和通信技術，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯網上實現政府組織結構和工作流程的優化重組，超越時間、空間與部門分隔的限制，全方位地向社會提供優質、規范、透明，符合國際水準的管理和服務。”黨政機關和企事業單位的電子政務運轉過程主要依靠信息基礎和計算機軟件技術的支持，構建內部辦公與外部交流的信息通道，實現電子政務使用者與接受者的雙向交流溝通，縮短信息傳遞路徑，縮減交流溝通時間，提供更加有效、全面的信息服務。

數字檔案是在計算機和網絡信息技術對電子政務系統全方位支持的基礎上實現的，主要對文字、數字、代碼、圖像等信息進行復制、讀取和傳遞，以磁盤、光盤、硬盤為介質進行存儲、復制和轉移，便于查閱和重復利用，具有讀取方便、查閱便捷、儲存體積小、重復利用率高、保管損耗少等優勢。數字檔案以電子信息技術和信息應用系統為支撐，在檢索、篩選、利用和保存等方面發揮了巨大優勢。經過檔案管理人員專業、高效的分類整理和歸檔存儲，使數字檔案在應用范圍延伸、共建共享發展上與電子政務同向同頻。

電子政務與數字檔案相互依托，相互依存，實現了政務信息的整理和讀取，也為檔案數字化管理提供了便利。在電子政務環境下，數字檔案的應用在內容和形式上突破了傳統檔案管理模式，采用新技術、新手段優化整合檔案管理流程，在安全性、便利性和存儲性上進行更新升級。隨著信息技術的不斷發展，電子政務更加透明公開，應用范圍擴大，推動了檔案信息化、數字化進程，為數字檔案提供了技術和數據支撐，構建了一個更加科學、合理、便捷的管理體系。

電子政務環境下數字檔案管理現狀

數字檔案管理的重要性認識不足

社會各層面對電子政務普及和應用的接受程度高，特別是對檔案管理者，簡化了工作流程，擴大了傳播范圍，便于信息篩選和利用。數字檔案能夠保存和記錄電子政務工作環節中產生的有價值的資料，實現共建共享，為開展各項工作提供了可靠翔實的資料依據。但在數字檔案管理過程中若僅依靠傳統管理模式和機制，會制約檔案管理水平的提升，限制數字檔案管理服務范圍，使檔案內容和信息存在不連續性和不可讀取性，無法發揮數字檔案的優勢，阻礙檔案管理在信息化、數字化發展進程中的步伐，削弱數字檔案在電子政務應用過程中的優勢。

數字檔案信息資源利用不充分

數字檔案作為檔案的一個種類，需要長期持續有效地保存利用，最大限度發揮數字檔案的優勢和長處。目前，在黨政機關和企事業單位中對數字檔案信息的管理能力和水平還未達到電子政務檔案的管理要求，數字檔案中的電子文件歸檔和保存依然存在任意歸檔的情況，缺乏條理性和邏輯性，甚至在檔案目錄中存在錄入和記載缺失，以及電子文檔存儲內容丟失的現象；有的電子文檔雖然保存下來，但按照傳統歸檔方式進行存儲，忽略了其數字信息保存的特殊性，出現讀檔失敗、轉換內容不完整等問題，失去了存檔的價值。

數字檔案安全問題亟待解決

保密是檔案管理的重中之重，紙質檔案保密管理相對成熟，對文件的涉密性處理非常重視，檔案管理人員涉密審查也比較嚴格，文件的管理過程比較規范。但對于同樣承載一些涉密信息的數字檔案管理卻不夠重視，安全性問題依然存在。計算機、硬盤、磁盤介質的便捷復制和插取便利帶來了被竊密的可能性，安全隱患日益突出。一些計算機和檔案管理人員安全保密意識淡薄，數字檔案安全管理體制機制不健全，歸檔環節不規范，以及信息公開審查機制缺位等，都使得數字檔案的管理出現漏洞，其安全問題亟待解決。

數字檔案在電子政務環境中的利用不足

數字檔案的管理有利于電子政務的發展和延伸，是各項事業發展的重要信息資源基礎，有利于提升政務工作的高效性，實現信息共享。目前，在黨政機關和企事業單位中普遍存在數字檔案區域性利用限制，無法實現共聯共享；數字檔案信息管理機制不健全和信息資源保護意識淡薄，導致電子政務信息接收渠道少，信息獲取不及時。

電子政務環境下數字檔案的管理策略

完善管理體制機制

要想實現數字檔案的有效管理，需要專業人員、專門崗位、行業規范優化和完善數字檔案管理體制機制。隨著電子政務的更新發展，以及數字檔案內容和存儲介質的變化，科學整合和利用數字檔案，在滿足電子政務工作需求的前提下，為檔案管理人員提供更加安全、科學、合理的服務。

數字檔案需要專業人員進行長期、科學的維護和管理，需要建立全面的管理規范制度，保證日常運行安全有序。對電子文檔歸檔流程、檔案工作規章制度、人員定崗定責要求等進行詳細規定，完善數字信息內容存檔制度和電子文件涉密安全管理制度。數字檔案管理要以建設高質量的數字化檔案平臺系統為支撐，投入大量的人力、物力、財力和技術支持，做好后期的運行服務。這就要求各單位做好數字檔案管理人才儲備工作，挑選和培養專業的數字檔案管理人員，使其能夠熟練運用計算機技能，具備優秀的檔案管理能力和公文處理能力，不斷提升數字檔案的安全管理意識。

優化數字檔案標準體系建設

數字檔案標準體系建設有助于規范數字檔案管理流程，有利于數字檔案內容的篩選、分類、收集、歸檔，提高檔案管理效率。數字檔案中的信息資源零碎、種類繁多，涉及范圍較廣，這就需要科學有效的檔案管理標準對檔案信息進行系統化、科學化、有序化的統一梳理和優化整合，避免重要檔案信息流失，揚長避短，充分發揮數字檔案的優勢。

數字檔案標準體系建設離不開各個部門、各個環節的相互配合，特別是在電子政務環境下，涉及電子政務運用內容的各個部門、各個崗位的重要人員都要納入標準體系工作中，每個環節都要形成閉口，做到不遺漏、不斷檔，落實數字檔案事前準備、事中處理、事后歸納整理等工作內容。要形成規范可行的數字檔案標準體系，加強對相關人員的培訓力度，保障數字檔案在管理和應用中的規范秩序。涉及數字檔案的各崗位人員，要認真學習數字檔案知識，了解操作規程，熟悉檔案工作，熟練進行公文處理和信息的篩選和整合，特別是計算機信息人員要對數字檔案標準體系內容進行深入了解，保證在后臺運行管理過程中能及時發現問題和解決問題，熟練掌握處理電子文檔、磁盤信息讀取等數字檔案信息化利用和操作的內容。

加強保護數字檔案信息的力度

電子政務信息化程度不斷加深，電子文件和信息資源數量不斷加大，內容更加豐富、載體更加多樣、類別更加細化，對數字檔案管理水平的要求更高。如何準確地甄別和保護數字檔案信息的安全，成為電子政務環境下數字檔案發展的重要內容。信息安全的基礎是信息技術的不斷升級，網絡數字信息安全化是保證數字檔案信息安全的重要基礎，協調聯系專業的信息安全部門和安全人員進行規范的技術支持和長期合作，運用先進的信息技術、科學的管理體系、嚴格的防護制度、專業的技術人員等措施全力維護數字檔案信息的安全。

加強數字檔案軟硬件基礎設施建設

數字檔案軟件和硬件的配置和使用，直接關系到數字檔案應用的廣度和深度。便捷的操作和使用界面、規范流暢的管理方式、科學合理的存儲環境、安全可靠的管理流程和專業的技術支持，能夠使數字檔案管理工作獲得質的飛躍，促進電子政務向科學便捷、共享共建的方向發展。

要做好數字檔案與電子文件的銜接，開發和利用更加簡便和高效的應用系統，依據局域網和OA辦公系統等，強化共享聯動，幫助數字檔案進行體系細分、類別整理、流程簡化。同時，要整合數字信息資源，充實檔案數據庫，探索檔案數字化的深度和廣度，在現代信息技術的強力支撐下，提升檔案管理的質量和水平。

做好數字檔案前段把控

數字檔案作為電子政務信息綜合匯總的后臺保障，具有信息獲取和易于復制的便捷性。在歸檔前要對原始資料進行辨別和對照，避免出現人為篡改和故意損壞的情況，這就要求在做好數字檔案管理工作的同時，進行數字檔案原始資料的前段把控工作，要認真甄別數字檔案內容的真實性，保證檔案的保存和利用價值。在數字檔案的具體管理過程中，要結合電子文檔特性和公文處理要求，將數字檔案審查和確認階段進行前置，按照檔案管理工作要求認真做好前端把控工作，在簡化數字檔案歸檔流程、縮短工作時間的同時，保證數字檔案的利用效果，提高整體工作效率，服務社會大眾，不斷推動數字檔案的統一管理和有效整合。

規范數字檔案的整理流程

數字檔案管理過程中的一個重要環節就是內容整理，對數字檔案條目進行系統化、有序化的規范整理。在收集、組件、分類、排列、編目、數字化掃描等環節中要從始至終保證內容的一致性、分類整理的有序性。對同一體系、同一類別的內容進行重新整合和歸類，為實現電子政務網的高效檢索做好準備，能夠第一時間為檔案使用者提供詳細、及時的數據信息，使數字檔案庫成為檔案信息高效運用的中樞神經。

深化數字檔案與電子公文處理的關系

電子公文處理流程在整體性上把數字檔案管理中的整理和歸檔納入其中，從關聯性上來講，電子公文處理是數字檔案工作的基礎，也是檔案工作中的重要部分。電子公文處理過程與數字檔案管理各個流程緊密相關，電子公文處理貫穿電子政務工作的始終，它既優化了辦文辦事的效率，也在上行下達、橫向關聯等方面起到不可替代的作用，公文處理產生的電子文檔直接生成數字檔案，通過紙質文件的數字信息化轉換進行歸檔和保存。具有法律效力的電子公文，無論在整理起草，還是立卷歸檔環節都要求把規范性放在首位，同時要求數字檔案內容在表述、樣式、用紙、裝訂等方面都具有相同的標準。電子公文歸檔和存放時限，根據工作內容和性質進行細分，特別是對一些涉密公文的存放和保管，要求檔案管理過程嚴格，查閱、處理、復制等各個環節都要注重安全保密性。在電子公文轉化為數字檔案的過程中，要保證電子公文的嚴肅性和規范性，遵照公文處理要求做好檔案存檔工作。

數字檔案把紙質文檔轉變為電子文檔，在一定程度上提高了辦公效率，使查閱更加方便迅速，避免了辦公過程中出現的浪費現象，同時為上情下達、下情上傳的過程提供更加詳細可靠的信息依據，從而方便各項工作的決策部署，做到檔案信息服務不出戶，接收利用不超時。在已有的局域網和政務網的基礎上，能夠實現數字檔案的隨時隨地讀取，提高利用檔案的效率，使各項工作流程更簡化、管理更優化、人員更專業化、服務更全面化。數字檔案所涉及的各領域、各階層能夠通過信息時空連接，做到信息互通、資源互享，在一定程度上推動社會的發展，帶來重要的社會價值和經濟效益。

電子政務環境下的數字檔案管理在內容、形式、方法和手段各方面進行不斷的優化更新，共享信息資源、共建信息技術、共用檔案平臺成為服務社會、推動發展的可行性措施。電子政務的不斷深化帶來電子文檔和信息的增長，對數字檔案管理造成壓力，如何維護好、管理好、利用好數字檔案成為新時期檔案工作人員面臨的挑戰。需要構建更加合理和科學的數字檔案管理體系和機制，不斷提升檔案工作人員的專業技術能力和素質水平，在創新信息技術，更新管理理念，優化數字化檔案平臺等方面進行探索和研究，推動數字檔案與電子政務的深度融合，提升數字檔案科學化、規范化管理水平，增強數字檔案服務能力和辦公效率。

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