無論是對事業單位還是其他企業，文書的檔案管理工作都至關重要。文書檔案管理工作水平的高低，將直接影響企事業單位的發展。但現階段來看，部分企事業單位文書檔案管理水平遠不能滿足新時代下企事業工作管理的發展需求。因此企事業單位領導層應采取多種措施，不斷加強其文書檔案管理質量水平，以保障單位的檔案管理質量。

現階段企事業單位在其文書檔案管理中存在一些缺陷，致使其文書檔案管理質量水平低下，嚴重影響了企事業單位的工作效率及發展。因此文章從企事業單位文書檔案管理出發，分析其文書檔案管理的重要性、現狀及問題，并提出相應的建議，以期轉變企事業單位部分領導層的文書檔案管理觀念，提升其對文書檔案管理的重視，并從多方面采取措施，提升企事業單位文書檔案管理質量，以促進企事業單位得到更好的發展[1]。

加強企事業單位文書檔案管理工作的意義

作為企事業單位日常管理工作的重要內容，文書檔案管理工作關乎企事業單位的長遠發展，也與每一個工作人員的發展息息相關。無論是出于對新時代下企事業長遠發展的考慮，還是基于為單位工作人員提供優質服務的人性化考量，提升新時代企事業單位文書檔案管理質量都勢在必行。

第一，強化企事業文書檔案管理工作是提升其內部工作效率與外部社會影響力的必然要求。從本質上來講，企事業單位的文書檔案管理工作是企事業單位內部行政工作的基本內容，也是其過往發展最有力的見證與留存。對文書檔案進行細致的分析整合，有利于為新時代企事業單位的發展及相關管理制度的制定提供清晰有力的數據支撐。因此在這種背景下，企事業單位領導層及所有員工應加強文書檔案管理工作，對企事業單位文書檔案管理流程及管理細則進行優化，同時還應在企事業單位內部設置文書檔案管理信息系統，將企事業單位文書檔案管理工作與信息技術充分融合在一起。

第二，有利于企事業單位文書檔案管理路徑的拓寬。企事業單位文書檔案管理工作能準確記錄單位各項業務，進而成為單位人員培訓的重要素材，為提升相關人員的管理水平奠定基礎[2]。傳統的文書檔案管理工作具有低效、復雜、易出錯等特點，而科技的發展將使企事業單位文書檔案管理路徑更為豐富，如企事業單位可以設置信息化的文書檔案管理工作室，使文書檔案的整理、歸檔及查找工作更為便利；也可以建立相關文書檔案數據庫或進行相關網站的搭建，提升單位文書檔案管理的整體信息化水平，從而使其文書檔案的查詢更加高效，最終提高文書檔案管理人員的工作效率。

企事業單位文書檔案管理工作現狀及其存在的問題

企事業單位文書檔案管理工作現狀

企事業單位的文書檔案是寶貴的資源，其對于企事業單位的發展意義重大，因此對于企事業單位而言，應提升對文書檔案重要性的認識，不斷更新信息化設備，從而提升企事業單位文書檔案管理的效率。但現階段還是有一部分企事業單位在文書檔案管理方面存在諸多漏洞，如企事業單位對文書檔案管理的重視程度不足、文書檔案管理人員自身管理能力不足、文書檔案管理信息化水平低下且缺乏完善的管理制度等，這些都說明企事業單位文書檔案管理質量有待提升[3]。如表1所示，表1是對一些企事業單位文書檔案管理現狀進行調查后得出的“企事業單位對文書檔案管理的態度”，其中認為文書檔案管理重要的企事業單位占比為14%，認為不重要的占比為48%，認為無所謂的占比為38%，由此可知，對文書檔案質量管理認識不到位的企事業單位占絕大部分，其態度亟須轉變。

表1 企事業單位對文書檔案管理的態度

企事業單位文書檔案管理工作所存在的問題

1.企事業單位對文書檔案管理的重要性認識不到位

由于企事業單位領導層的思想觀念比較傳統，導致其對文書檔案管理存在一定的思想誤區。領導層往往不夠重視文書檔案管理工作，使得單位文書檔案管理存在較多的問題。傳統觀念下，企事業單位領導層往往認為文書檔案工作僅僅是對文書檔案的保存、歸檔及調閱，其整個工作內容不會產生任何經濟效益，對本單位的發展沒有直接作用。因此，便不將文書檔案管理工作放在重要位置，這就使得相關管理人員認為，在平常的工作中，只要不造成文書檔案的丟失及保證其不外泄就可，從而放松其工作要求，進而導致工作人員在歸檔及保存文書檔案時不夠規范、嚴謹，在實際工作中缺乏主動性、創新性，致使企事業單位文書檔案管理工作存在一些質量問題。

2.企事業單位文書檔案管理人員專業水準有待提升

在很多企事業單位，其文書檔案管理人員專業知識結構不完善，欠缺專業技能，對文書檔案管理工作造成了不小的影響，主要表現為以下兩個方面：一方面，文書檔案管理人員在處理文書檔案業務知識時，由于知識結構不完善，加之對文書檔案管理工作不重視、不熟悉，導致其在文書檔案整理保存歸檔調閱方面存在不嚴謹、不規范的問題；另一方面，由于單位相關領導層對文書檔案管理工作不夠重視，使得文書檔案管理人員缺乏相關的培訓及學習機會，造成檔案管理人員整體的水平較低，導致在文書檔案管理工作中出現各種問題，如在文書檔案管理流程上設置不科學、信息化的程度不高等，最終使單位文書檔案管理水平不能得到更好的提升[4]。

3.企事業單位文書檔案管理整體信息化程度不高

現階段，雖然電子化辦公已經成為常態，但一些企事業單位文書檔案管理信息化程度依然比較低，企事業單位信息化文書檔案管理設備不足、負責檔案管理的員工依然使用紙質檔案等現象比比皆是。傳統文書檔案管理模式中的管理對象大多為紙質文書檔案，盡管歷史悠久，但其保存管理過程存在明顯弊端。例如，存儲安全性問題，即其很容易在保存過程中出現丟失、毀損等現象，且由于文書檔案數量眾多，文書檔案的整理及調閱十分不便，從而直接影響了文書檔案工作的整體效率[5]。與此同時，一些企事業單位仍然采用人工管理的方式進行文書檔案管理，在這個過程中極易出現由于人為操作不當造成的錯誤，從而影響文書檔案工作的準確性，影響之后的文書檔案查找工作。因此，應提升文書檔案管理信息化程度，提高企事業單位文書檔案管理質量。

4.企事業單位文書檔案管理缺乏完善的管理制度

目前很多企事業單位文書檔案管理制度極其不完善，其中主要表現為規章制度不合理、工作流程不規范及監督機制不健全，而不完善的管理制度會催生多種文書檔案管理弊端，如流程不規范、整體水平較低、文書檔案管理工作環境較差，從而影響相關工作的整體效率。比如，部分企事業單位檔案文書價值非凡，具有相當高的收藏價值，對于這類文書檔案管理的工作環境就有著特別的要求，但很多企事業單位選擇了溫度、濕度及安全性較差的房間進行文書檔案存儲，從而造成文書檔案出現毀損或丟失，這對于文書檔案管理工作的展開極其不利。

企事業單位文書檔案管理工作質量的提升路徑

改變企事業單位文書檔案管理層的態度

所謂事異則備變，信息技術的飛速發展使社會各行各業時刻都在發生變化。為了緊跟時代步伐，提升企事業單位在現代市場環境中的影響力，相關管理領導層必須及時摒棄不合時宜的管理理念，勇于探索并不斷革新自我管理能力，以全新的態度及具有時代性、發展性的眼光看待文書檔案管理工作。基于此，為提高領導層對企事業單位文書檔案管理工作的重視程度，需要從以下兩方面做起。一方面，相關領導層應了解文書檔案管理對開展實際業務的意義，正確認識文書檔案管理工作，并在此基礎上重視企事業單位文書檔案管理工作；另一方面，除了企事業單位領導層外，普通員工也需要改變對文書檔案管理的態度，普通員工應提高對文書檔案管理工作的重視程度，在實際工作中，熟悉相關工作的具體內容及具體流程，認真對待文書檔案管理工作的整理、歸檔、保存及調閱等環節，并結合工作經驗對文書檔案管理工作提出創新性意見，從而提升企事業單位文書檔案管理工作的整體質量[6]。

提升企事業單位文書檔案管理人員綜合水平

對于企事業單位而言，提升其文書檔案管理整體質量，與相關工作人員的綜合水平息息相關，因此企事業單位應采取多種措施，如培訓等，提升工作人員的綜合水平。

第一，企事業單位應重視培訓工作。針對負責文書檔案管理的人員，應定期進行文書檔案管理的相關培訓工作，培訓的內容主要包括文書檔案管理專業知識、文書檔案管理工作流程及工作內容、計算機操作水平等，從而使負責文書檔案管理人員的專業能力得到有效提升，進而提高文書檔案管理工作的整體效率；同時，對于相關管理層人員，應加強其培訓工作，提升其管理水平，在培訓的內容設置方面，可以從如何更好地指揮員工對檔案內容進行管理，如何提升整個文書檔案管理工作的效率及保證其工作質量等入手，從而強化相關管理人員的管理能力。

第二，提高文書檔案人員的規范性和嚴謹性。企事業單位的文書檔案管理工作有著復雜性、嚴謹性等特征。因此，對工作人員自身綜合能力的要求更為嚴格，即要求負責文書檔案管理工作的員工以嚴謹、認真、規范的態度進行工作，并設置監督機制，在相關的工作流程上做好規范，以使工作中的失誤不斷減少，保障文書檔案管理工作的順利進行，最終提升文書檔案管理工作的整體質量。

提升企事業單位文書檔案管理信息化水平

隨著現代信息技術應用的逐漸成熟以及信息化市場規模的不斷擴大，信息化管理成為新時代各行業的重要任務之一。以醫療機構為例，當前已公布的最新信息顯示，中國醫療信息化市場自2017年至2020年，已快速增長240億的規模（見表2）。相應的，文書檔案管理也不斷朝著信息化方向發展，工作效率及質量得以完善。因此，企事業單位應逐步由原來的傳統文書檔案管理轉為信息化文書檔案管理，這是與時代發展相契合得更為高效的一種管理方法。為此，提升信息化水平應主要做到以下幾點。

表2 2017—2020中國醫療信息化市場規模

（數據來源：中商情報網）

第一，為最大程度清除傳統紙質文書檔案管理模式中存在的弊端，相關企事業單位應盡快提升自身文書檔案管理信息化進程，將管理重點延展到建立健全數字檔案信息庫與網絡管理平臺上。完善的網絡平臺能為檔案的保存、查詢及調閱提供極大的方便，因此要進一步發展數字檔案，順應時代。這對文書檔案管理工作質量的提升將有重要意義。

第二，企事業單位應改變以往僵硬、陳舊的管理方式，采用個性化、動態化管理。比如采用以數字分析方法為基礎的文書檔案存儲方式，這種方法功能豐富，高效便捷，有助于提升企事業單位動態化的文書檔案管理工作效率及整體質量。

完善企事業單位文書檔案管理制度

企事業單位在工作流程規范、監督機制等規章制度上的漏洞，是阻礙新時代文書檔案管理工作優化的重要因素。為提升文書檔案管理質量，相關管理從業者必須根據企事業單位自身的發展實際及未來優化方向，對檔案管理制度進行整體性的改進完善。一方面，企事業單位可結合以往的文書檔案管理相關經驗，就其存在的問題進行剖析，對其中所涉及的文書檔案管理規章制度、工作流程及工作內容等進行規范，以解決文書檔案管理工作中存在的問題，使企事業單位文書檔案管理工作高效進行；另一方面，應進一步健全文書檔案管理的監督機制，其中主要包括對文書檔案管理工作人員工作狀況的監督、工作環境的監督，如果發現其中存在問題，就需要進行嚴肅處理，避免文書檔案管理工作出現紕漏。

企事業單位在發展過程中，形成了種類豐富、數量龐大的文書檔案，這些文書檔案對其自身發展有著重要意義。但部分企事業單位文書檔案管理仍存在諸多問題。文章結合現階段企事業單位文書檔案管理現狀，對其中存在的問題進行分析，在此基礎上提出相應建議，以便為提升企事業單位文書檔案管理質量提供簡要的理論借鑒。

參考文獻

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