隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸與人們的學(xué)習(xí)、工作、生活相融合。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，邁向智能化、信息化之路，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子檔案更為簡(jiǎn)潔方便，但也對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)與要求，相關(guān)單位應(yīng)創(chuàng)新檔案管理工作的思路，以謀求更好的發(fā)展。簡(jiǎn)要介紹大數(shù)據(jù)基本概念，并針對(duì)大數(shù)據(jù)背景下單位檔案管理工作存在的問(wèn)題采用不同的創(chuàng)新策略，以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，促進(jìn)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

在大數(shù)據(jù)背景下，整個(gè)社會(huì)都邁向了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息的重要性被提升到新的高度。在單位強(qiáng)化信息管理建設(shè)與發(fā)展的過(guò)程中，盡可能提高信息處理能力是其中的重點(diǎn)內(nèi)容。眾所周知，檔案是一個(gè)單位的核心信息資源，與單位的穩(wěn)定發(fā)展息息相關(guān)。因此，各個(gè)單位都應(yīng)重視大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，并創(chuàng)新工作思路，提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

大數(shù)據(jù)基本概念

在過(guò)去，人們很難通過(guò)常規(guī)的軟件管理、處理、捕捉數(shù)據(jù)信息。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，人們可以輕松地整理所有數(shù)據(jù)信息，讓工作與生活變得更加便捷。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)也被應(yīng)用到很多行業(yè)領(lǐng)域中，甚至能夠支撐社會(huì)發(fā)展的有關(guān)決策，并為其提供可靠的依據(jù)。因此，從一定意義上來(lái)講，大數(shù)據(jù)絕不只是單純地整合數(shù)據(jù)，而是集中處理各類信息資訊。大數(shù)據(jù)之所以受到各行業(yè)領(lǐng)域與人們的歡迎，是因?yàn)槠溆袆e于傳統(tǒng)模式的優(yōu)勢(shì)。第一，大容量。大數(shù)據(jù)的“大”意味著容量大，指的是在龐大的信息數(shù)據(jù)中，既可以包含古代的文化經(jīng)濟(jì)軍事成就，也可以包含現(xiàn)代社會(huì)中出現(xiàn)的各類事件。也就是說(shuō)，所有智能數(shù)據(jù)與人工數(shù)據(jù)都可以經(jīng)過(guò)大數(shù)據(jù)整合，為大數(shù)據(jù)規(guī)模的擴(kuò)大提供基本的信息支持。第二，多樣化。大數(shù)據(jù)包括各式各樣的信息，無(wú)論是內(nèi)容還是形式，都極為多樣，包括音頻、視頻、圖片、文本等；同時(shí)，大數(shù)據(jù)也可以通過(guò)多種多樣的渠道獲取信息。第三，傳播速度快。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息傳播速度極快。與過(guò)去相比，現(xiàn)在人們的生活節(jié)奏更快，在處理信息方面也有較高的能力，所以在信息交流時(shí)可以節(jié)省很多時(shí)間。第四，真實(shí)性。眾所周知，大數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式不同，但無(wú)論其如何發(fā)展，都始終具有真實(shí)性的特點(diǎn)。數(shù)據(jù)的真實(shí)性非常重要，可以推動(dòng)行業(yè)的發(fā)展，為社會(huì)決策提供真實(shí)的依據(jù)，讓數(shù)據(jù)信息始終具有較高的質(zhì)量。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)影響著每一個(gè)人的生活、學(xué)習(xí)與工作，而在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與社會(huì)形勢(shì)的推動(dòng)下，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用已經(jīng)極為廣泛與深入，每一個(gè)行業(yè)都因其面臨前所未有的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。最重要的是，電子數(shù)據(jù)信息逐漸被人們所認(rèn)可，并得到重視，這進(jìn)一步提升了我國(guó)社會(huì)的生產(chǎn)力水平。各單位應(yīng)積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升自身綜合價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作存在的問(wèn)題

第一，不重視檔案管理工作。隨著社會(huì)的高速發(fā)展，各單位的檔案管理工作都取得了一定的成效。然而，在長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中，單位檔案管理工作也存在一定問(wèn)題，其中最重要的就是部分單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利開(kāi)展。部分單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，單一地認(rèn)為檔案管理工作就是保存檔案和管理檔案，不愿意為檔案管理工作花費(fèi)更多的精力與時(shí)間，更不會(huì)定期有針對(duì)性地培訓(xùn)檔案管理工作人員。久而久之，檔案管理工作人員也不甚重視自身的工作，難以認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的責(zé)任與使命。很顯然，單位領(lǐng)導(dǎo)若不重視檔案管理工作，會(huì)直接影響基層工作人員的工作態(tài)度和責(zé)任意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，影響單位的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步。

第二，檔案管理預(yù)算不合理。時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)的結(jié)合進(jìn)一步促進(jìn)了各個(gè)單位的發(fā)展。很多單位都積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)以提升單位自身的預(yù)算水準(zhǔn)。在實(shí)際工作過(guò)程中，預(yù)算流程也得到了優(yōu)化，并由此創(chuàng)建了系統(tǒng)化的預(yù)算中心。這是單位發(fā)展進(jìn)步的一面，但也使得檔案管理工作中的財(cái)務(wù)工作難以得到落實(shí)。近年來(lái)，很多單位都在積極落實(shí)績(jī)效管理工作，并始終遵循“以人為本”的發(fā)展理念，科學(xué)安排預(yù)算與支出工作，使得預(yù)算工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能與資金鏈中的數(shù)據(jù)相對(duì)應(yīng)。基于此，單位需要提高自身的服務(wù)水平，合理控制自身的應(yīng)用成本，盡可能提升工作人員的工作效率與資金的利用率，從而為單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。然而，即使是社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平高速發(fā)展的今天，仍然有很多單位不重視預(yù)算管理工作，沒(méi)有及時(shí)完善相關(guān)制度，使得檔案管理工作缺乏可應(yīng)用的信息共享平臺(tái)，導(dǎo)致預(yù)算與執(zhí)行存在偏差，從而影響單位的可持續(xù)發(fā)展。

第三，缺失系統(tǒng)的信息庫(kù)。在大數(shù)據(jù)背景下，信息資料“蜂擁而至”，由此誕生的電子檔案完全轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，促進(jìn)了檔案管理水平的提升。隨著時(shí)代的發(fā)展，單位檔案管理工作也產(chǎn)生了新的變化，具有了全新的內(nèi)涵。換言之，當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作，不只是簡(jiǎn)單地錄入檔案信息，還需要進(jìn)行檔案后期管理工作與檔案監(jiān)管工作。當(dāng)前階段，我國(guó)各單位的檔案管理信息庫(kù)中仍然有很多數(shù)據(jù)信息不完善，使得國(guó)家難以全方位監(jiān)管檔案信息，也影響檔案管理工作的有效實(shí)施。總而言之，檔案信息庫(kù)的缺失制約了單位的進(jìn)一步發(fā)展。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作創(chuàng)新策略

創(chuàng)新信息管理手段

在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，整個(gè)社會(huì)都邁向了智能化、信息化時(shí)代，各個(gè)單位的檔案管理工作也發(fā)生了極大變化，出現(xiàn)了各式各樣的電子文件，這使單位的檔案信息管理工作更加復(fù)雜、更有難度。為了促進(jìn)單位檔案管理工作的順利實(shí)施，相關(guān)部門(mén)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案信息管理手段。第一，相關(guān)部門(mén)在規(guī)劃?rùn)n案信息管理工作時(shí)，應(yīng)立足于本單位檔案信息管理的實(shí)際情況，設(shè)置合適的檔案信息管理模式，并基于長(zhǎng)遠(yuǎn)角度，針對(duì)檔案信息管理中的每一項(xiàng)工作與每一個(gè)環(huán)節(jié)制訂科學(xué)合理的方案與步驟，促使檔案信息管理的過(guò)程更加順利。第二，相關(guān)部門(mén)應(yīng)針對(duì)本單位的檔案信息創(chuàng)建專門(mén)的管理網(wǎng)站，最大程度地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用。基于此，單位可以建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)站，保證該網(wǎng)站的系統(tǒng)化、科學(xué)性。其既可以為工作人員提供完備的檔案查詢系統(tǒng)，也可以根據(jù)檔案管理要求及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。此外，在保證信息安全與真實(shí)的前提下，要求單位內(nèi)部每個(gè)工作人員再次填寫(xiě)自身的檔案，讓檔案信息更加完善，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，真正實(shí)現(xiàn)信息共享。第三，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，單位應(yīng)積極應(yīng)用信息技術(shù)，提高電子化數(shù)據(jù)處理能力，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。電子化檔案管理是社會(huì)發(fā)展與時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是單位發(fā)展的必然趨勢(shì)。在這個(gè)過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)應(yīng)有效控制電子文檔，進(jìn)一步優(yōu)化電子檔案信息管理手段，及時(shí)處理電子檔案信息中可能出現(xiàn)的各類問(wèn)題。

強(qiáng)化預(yù)算管理工作

在大數(shù)據(jù)背景下，強(qiáng)化單位預(yù)算管理工作很有必要。在檔案管理部門(mén)的預(yù)算信息系統(tǒng)中，工作人員可以總結(jié)歸納行業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)、單位歷史數(shù)據(jù)、單位內(nèi)部數(shù)據(jù)等，從而有效協(xié)調(diào)各類數(shù)據(jù)信息，為單位的發(fā)展決策提供依據(jù)。在管理電子數(shù)據(jù)信息的過(guò)程中，工作人員可以借助先進(jìn)的技術(shù)提高單位資金利用率，創(chuàng)建更加系統(tǒng)的資金消耗與定額平臺(tái)。該項(xiàng)平臺(tái)可以更加快速地共享財(cái)務(wù)信息，并具有全面與全方位特征，保證相關(guān)工作人員可以掌握信息資金走向，促使單位的財(cái)政管理真正變得公開(kāi)透明。在單位檔案管理工作中，數(shù)據(jù)管理逐漸變得資源化與信息化，這可以調(diào)整會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)參數(shù)，讓財(cái)務(wù)管理工作機(jī)制更加健全，單位也能夠作出更加精準(zhǔn)的決策。在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)，可以讓財(cái)務(wù)管理工作呈現(xiàn)出可視化特點(diǎn)，在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的同時(shí)，也能夠滿足單位本身的運(yùn)作條件，從而為單位檔案管理部門(mén)樹(shù)立優(yōu)秀的社會(huì)形象，讓人們享受高質(zhì)量的服務(wù)水平。

引進(jìn)優(yōu)秀工作人員

任何行業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)優(yōu)秀的人才。要想促進(jìn)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須加快培養(yǎng)人才的步伐，讓檔案管理部門(mén)有更多的高質(zhì)量?jī)?yōu)秀人才。在這個(gè)過(guò)程中，單位也應(yīng)積極引進(jìn)更多的技術(shù)型人才，培養(yǎng)單位所需的檔案管理工作人員，為單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。第一，相關(guān)部門(mén)應(yīng)立足于單位內(nèi)部，通過(guò)競(jìng)聘的方式選拔優(yōu)秀的檔案管理工作人員，并將重點(diǎn)放在專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬與工作責(zé)任心更強(qiáng)的人員方面，以最大程度提升檔案管理工作人員的工作效率與工作質(zhì)量。第二，單位在引進(jìn)優(yōu)秀檔案管理工作人員時(shí)，應(yīng)采用合理與準(zhǔn)確的方式進(jìn)行招聘，保證檔案管理工作人員具有較高的素養(yǎng)，從而讓更多的全面性人才與綜合性人才進(jìn)入單位工作，以提升單位的整體水平；最重要的是，單位應(yīng)積極培訓(xùn)檔案管理工作人員，讓他們意識(shí)到自身工作的重要性與意義，增強(qiáng)其工作責(zé)任心與使命感，使其以最大的熱情投入到自身的工作中，從而為單位的發(fā)展保駕護(hù)航。第三，單位也可以定期或不定期邀請(qǐng)專家開(kāi)展講座活動(dòng)，讓檔案管理工作人員了解自身工作的現(xiàn)實(shí)意義，使其更加積極努力地工作。

加大基礎(chǔ)設(shè)備投入

在大數(shù)據(jù)背景下，單位在引進(jìn)相應(yīng)的軟件技術(shù)的同時(shí)，也應(yīng)加大基礎(chǔ)設(shè)備的投入，兩者結(jié)合才能真正提升檔案管理的質(zhì)量與效率。相關(guān)部門(mén)應(yīng)組織人員學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理知識(shí)與理念，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備與數(shù)字掃描輸入輸出設(shè)備等硬件，并以此促進(jìn)檔案管理整體水平的提升。與此同時(shí)，單位也應(yīng)創(chuàng)建相應(yīng)的文件管理系統(tǒng)與檢索系統(tǒng)，并在實(shí)際操作中不斷改進(jìn)，以提高處理檔案信息的效率與質(zhì)量。除此之外，檔案管理工作人員還應(yīng)掌握電子信息檔案管理的技巧與知識(shí)，并具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。基于此，檔案信息管理必然能夠得到進(jìn)一步的發(fā)展，從而最大程度發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

提高單位服務(wù)水平

單位的可持續(xù)發(fā)展可以促進(jìn)社會(huì)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，其本質(zhì)就是為人民服務(wù)。所以單位必須認(rèn)識(shí)到自身的服務(wù)性質(zhì)，這也是其發(fā)展的價(jià)值所在。在大數(shù)據(jù)背景下，國(guó)家對(duì)各個(gè)單位有著更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)與要求。單位必須盡可能提升自身的檔案管理水平與服務(wù)水平，以促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的進(jìn)步。而要想真正提升單位服務(wù)水平，則應(yīng)做到以下兩點(diǎn)。第一，單位領(lǐng)導(dǎo)必須具備創(chuàng)新思維。檔案管理工作應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新思維可以保障檔案管理工作的有效開(kāi)展，也能為檔案管理工作的順利實(shí)施提供依據(jù)。若是領(lǐng)導(dǎo)層都具備創(chuàng)新思維，必然能夠提升單位的整體服務(wù)水平。第二，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行服務(wù)轉(zhuǎn)型。隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理部門(mén)必須提升自身的信息共享能力，并順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，盡可能提升自身的工作效率與水平。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)也應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理的流程，切實(shí)體現(xiàn)檔案管理服務(wù)性特征，從而明確服務(wù)流程，提升服務(wù)水平。

創(chuàng)新檔案管理思想

在大數(shù)據(jù)背景下，單位檔案管理呈現(xiàn)出社會(huì)化、多樣化、數(shù)據(jù)化發(fā)展趨勢(shì)。眾所周知，各個(gè)單位的檔案管理工作既需要向內(nèi)部提供檔案服務(wù)，也需要向廣大人民群眾提供檔案服務(wù)。只有不斷提升檔案信息資源利用率，才能讓內(nèi)部工作人員與人民群眾真正滿意。同時(shí)，隨著新技術(shù)與新媒介的應(yīng)用，單位檔案信息已經(jīng)由紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為電子信息，信息類型的變化使檔案存儲(chǔ)方式也發(fā)生了改變。因此，單位應(yīng)創(chuàng)新檔案管理工作模式，從思想上認(rèn)識(shí)到時(shí)代的變化與檔案管理工作的變化，重視檔案管理信息化建設(shè)，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深度挖掘檔案信息的價(jià)值，盡可能滿足所有群體對(duì)單位檔案信息的需求。此外，單位應(yīng)樹(shù)立智能化、個(gè)性化、人性化管理理念，簡(jiǎn)化檔案管理的流程，積極建設(shè)檔案管理文化，引導(dǎo)工作人員在處理檔案和服務(wù)的過(guò)程中具有耐心與恒心，能夠細(xì)心、專心地完成各項(xiàng)工作，并依據(jù)用戶需求有針對(duì)性地提供服務(wù)。

提高檔案信息安全性

單位檔案管理部門(mén)在處理信息的過(guò)程中一定要盡可能提高檔案信息的安全性，全方位保護(hù)檔案信息。檔案信息不僅關(guān)乎工作人員的個(gè)人隱私，也涉及單位內(nèi)部的機(jī)密資料，所以在管理和應(yīng)用時(shí)一定要有嚴(yán)格的流程。檔案管理工作人員與使用檔案信息的人員一定要嚴(yán)格按照規(guī)章制度處理或獲取信息，防止出現(xiàn)失誤。檔案管理工作人員也應(yīng)提升計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，合理應(yīng)用防火墻技術(shù)，以防止黑客或病毒入侵。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，單位檔案管理工作非常重要，單位應(yīng)從多方面進(jìn)行創(chuàng)新。單位檔案管理部門(mén)首先應(yīng)明確大數(shù)據(jù)的基本概念，并針對(duì)當(dāng)前階段檔案管理工作存在的問(wèn)題采取有針對(duì)性的措施進(jìn)行解決，包括創(chuàng)新信息管理手段、強(qiáng)化預(yù)算管理工作、引進(jìn)優(yōu)秀工作人員、加大基礎(chǔ)設(shè)備投入、提高單位服務(wù)水平、創(chuàng)新檔案管理思想、提高檔案信息安全性等。

參考文獻(xiàn)

[1]符曉紅.大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理創(chuàng)新途徑[J]. 中國(guó)科技投資,2021(22):95-96.

[2]李嘉敏.事業(yè)單位檔案管理信息化與規(guī)范化的新思路[J]. 百科論壇電子雜志,2021(23):1110-1111.

[3]王海波.大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新探討[J].大觀周刊,2020(02):94-95.

[4]苗學(xué)英.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的分析[J].品牌研究,2022(02):44-46.